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Bedarfsanalyse

Erfahrene Berater unserer Professional Services Group ermitteln gerne bei Ihnen vor Ort Ihre Erfassungsanforderungen. Dies ist normalerweise der erste Schritt zur Bereitstellung eines detaillierten Leistungskatalogs an Kunden und bildet ein gemeinsames Rahmenwerk zur Entwicklung und Installation eines auf den Kundenbedarf zugeschnittenen Systems.

Während der Analyse vor Ort beobachtet ein Kofax Berater zusammen mit Bedienungs- und Leitungsmitarbeitern den laufenden Betrieb und bespricht die vom Kunden gewünschte Implementierung mit Kofax Software. Diese eingehende Untersuchung durch die Professional Services Group beinhaltet folgende Elemente:

• Bestätigen der allgemeinen Art der vorgeschlagenen Imaging-Anwendung und Ausarbeiten der definitiven Grenzen für diese Studie.
• Befragung wichtiger Endbenutzer-Mitarbeiter, die an der für das Projekt relevanten Verarbeitung von Dokumenten beteiligt sind.
• Ermitteln, Bestätigen und Festlegen der Unternehmensziele für dieses Projekt.
• Ermitteln des derzeitigen Geschäftsumfelds, soweit es Einfluss auf dieses Projekt hat.
• Ermitteln der aktuellen Systemumgebung, soweit sie Einfluss auf dieses Projekt hat.
• Verfolgen des “Dokumentenweges” von der Erstellung über die Verarbeitung bis zur Archivierung der für das Projekt relevanten Dokumente.
• Untersuchung von Volumen, Durchsatzbeschränkungen und Dokumentenqualität.
• Festlegen der Anforderungen an die Formularverarbeitung. Die Professional Services Group untersucht alle Dokumente und Formulare, die repräsentativ für die Verarbeitung mit dem Ascent Capture-System sind.
• Untersuchen und Ermitteln der besten Methode zur Dokumententrennung und Formular­identifizierung für die Konfiguration der Ascent Capture-Stapelklassen.
• Untersuchen und Festlegen der Verarbeitungsanforderungen von Endbenutzern (z. B. Wünsche hinsichtlich Betriebsgeschwindigkeit und Workflow).
• Untersuchen und Betimmen von Art und Menge der Indexfelder, die implementiert werden müssen, um die Datenerfassungsziele der Endbenutzer zu erreichen.
• Untersuchen und Festlegen der Validierungsregeln, die auf jedes Indexfeld der Stapelklassenkonfiguration anzuwenden sind.
• Untersuchen und Festlegen der Anforderungen zur Übergabe der Daten an ein Content-Management-System oder eine Datenbank.

Nach Abschluss der vor Ort durchgeführten Bedarfsanalyse erarbeitet die Professional Services Group einen detaillierten Leistungskatalog (Statement of Work - SOW), in dem unsere Ergebnisse im Einzelnen zusammengestellt sind. Dazu gehören auch die Empfehlungen für die Ascent Capture-Stapelklassen und ein vollständiger Implementierungsplan. Der Leistungskatalog gibt Empfehlungen zu den folgenden Aspekten:

• Methode der Dokumententrennung und Formularidentifizierung
• Dokumentenarten
• Formulararten
• Indexfelder
• Validierungsregeln für die erforderlichen Indexfelder
• Anzahl und Arten der Ascent Capture-Stationen zur angemessenen Abdeckung des derzeitigen und zukünftigen Scanaufkommens
• Verfahren zur Übergabe von Indexdaten und Bildern an das gewünschte Content-Management-System bzw. die gewünschte Datenbank

Das Dokument enthält auch alle wichtigen Ansprechpartner und einen Unterschriftsblock zur Genehmigung durch den Wiederverkäufer und den Endbenutzer. Nach Genehmigung des Leistungskatalogs kann die vollständige Implementierung beginnen.

Die Professional Services Group rechnet in der Regel mit einem Zeitbedarf von 40 Stunden zum eingehenden Verständnis der Benutzeranforderung und zur anschließenden Umsetzung in ein Qualitätsdokument als Diskussions- und Genehmigungsgrundlage. In Einzelfällen ist der Zeitaufwand jedoch höher. Das gilt in der Regel bei einer großen Anzahl verschiedener Formulare, komplexen Validierungsregeln, umfangreichen Änderungen vorhandener bzw. Erstellung neuer Übergabeskripts oder der Entwicklung benutzerdefinierter Module. Unsere Projektleiter der Professional Services Group geben Ihnen gerne eine genaue Bewertung Ihrer Situation.