MarkView for Project Re-billing
Optimierung des Weiterverrechnungsprozesses zur Steigerung der Einnahmen
MarkView for Project Re-billing ermöglicht es Beratungsunternehmen
und anderen Dienstleistern, ihre Einnahmen und ihre Rentabilität
zu verbessern. Als Ergänzung der MarkView Financial Suite, deren
leistungsstarke Funktionen sie nutzt und vollständig in die ERP-Module für
Projektmanagement, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung und
Spesenmanagement integriert ist, stellt MarkView for Project Re-billing
alle Informationen zu Projektausgaben für alle am Projekt Beteiligten
zur Verfügung und automatisiert den Weiterverrechnungsprozess. Das
Sammeln und Verarbeiten von Informationen zu weiterverrechenbaren,
projektbezogenen Ausgaben (Belege, Lieferantenrechnungen usw.) ist
nicht mehr länger mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden.
Verbessertes Projektmanagement
Projektmanager müssen eine große Vielfalt unterschiedlicher, im
Projektverlauf anfallender Dokumente in Papierform verwalten, wie z.B.
Lieferantenrechnungen und Reisekostenbelege. Die Zusammenstellung aller
Informationen zu projektbezogenen Auslagen, die Suche nach fehlenden
Informationen und Neubeschaffung verloren gegangener Dokumente sind
administrative Tätigkeiten, die dem Projektteam die termingerechte Einhaltung
von Projektzielen innerhalb eines vorgesehenen Budgets erschweren.
Durch die Automatisierung des Informationsmanagementprozesses bei
gleichzeitiger vollständiger Integration in das ERP-Projektmanagement-Modul
entfallen diese Tätigkeiten, so dass sich das Projektteam auf seine primären
Ziele konzentrieren kann.
Wenn Projekte geprüft werden stehen alle Hintergrundinformationen
direkt im ERP-System zur Verfügung, so können interne und externe
Prüfer schneller arbeiten und sind weniger auf die Zuarbeit von
Projektmanagern angewiesen.
Genaue und schnellere Weiterverrechnung
Dienstleister, wie z.B. Beratungs- oder Engineeringunternehmen, haben das
Problem, ihren Kunden die projektbezogenen Aufwendungen in Rechnung
stellen zu müssen. Selbst in Fällen, wo eine ERP-Suite mit Applikationen für
die Online-Erfassung von Auslagen und Arbeitszeit, Kreditorenbuchhaltung,
Projektmanagement und Debitorenbuchhaltung verwendet wird, ist
die Aufgabe der Verwaltung von Papierdokumenten im Rahmen des
Weiterverrechnungsprozesses noch nicht gelöst. Papierdokumente wie
Spesenbelege, Rechnungen und Arbeitszeiterfassungsbögen können verloren
gehen, Ausgaben übersehen werden und das Auffinden von Weiterleiten von
Dokumenten ist zeitaufwändig. Die Zusammenstellung der gesamten, zur
Rechnung eines Kunden gehörigen Dokumentation kann sich als zeit- und
kostenintensiver Prozess erweisen. Dadurch wird die Weiterverrechnung der Auslagen verlangsamt und erschwert, was sowohl die Liquidität als
auch die Beziehungen zu den Kunden belastet.
MarkView for Project Re-billing stellt die korrekte Aufrechnung
und Darstellung aller Spesen, Auslagen und Arbeitszeiten sicher.
Alle projektbezogenen Dokumente werden bereits zu Beginn des
Prozesses per Scanner oder Fax im System erfasst. Spesenbelege
und Arbeitszeitaufzeichnungen werden über MarkView for Expense
Receipt Management online erfasst und Lieferantenrechnungen
über MarkView for Accounts Payable Automation in das System
eingespeist. Die elektronischen Kopien von Dokumenten
aller anderen projektbezogenen Auslagen wie Fahrkosten von
Firmenwagen, Fotokopien usw. werden automatisch mit der
Abrechnung von projektbezogenen Aufwendungen verknüpft.
In einer integrierten ERP-Suite werden Aufwendungen
für Spesen, Arbeitszeit und Lieferanten direkt in das ERPProjektmodul
eingespeist. Das ERP-Modul für Fakturierung und
Debitorenbuchhaltung verwendet diese Informationen bei der
Erstellung der Rechnungen für den Kunden. Bei einer Kombination
mit MarkView for Project Re-billing werden alle ergänzenden
Informationen zur Kundenrechnung online zusammengestellt
und mit der entsprechenden Abrechnung der projektbezogenen
Auslagen verknüpft. Projektmanager erhalten dadurch Zugriff
auf alle Informationen zu den mit ihrem Projekt verbundenen
Auslagen und die elektronischen Kopien der entsprechenden
Referenzdokumente. Die Nachweise für die in Rechnung
gestellten Auslagen werden bei der Erstellung der Rechnung für
den Kunden automatisch online zusammengestellt und können
dann einer per E-Mail versandten Rechnung als Anhang beigefügt
oder dem Kunden über das Internet angezeigt werden.
Im Workflow von MarkView for Project Re-billing wird festgelegt,
wie und wohin Weiterverrechnungsdokumente zur Prüfung
und Genehmigung geleitet sollen. Die Produktivität von
Projektmanagern und Büropersonal wird gesteigert, die Effizienz
des Projektmanagements und der Weiterverrechnung der Auslagen
verbessert und dadurch die betrieblichen Aufwendungen verringert.
Vorteile der Automatisierung des Weiterverrechnungsprozesses von Auslagen
- Besseres Projektmanagement – Durch die automatische
Weiterleitung von Online-Dokumenten wird der gesamte
Projektmanagement-Prozess gestrafft. Projektmanager werden
von lästiger Verwaltungsarbeit befreit und können sich auf
wichtigere Aufgaben konzentrieren.
- Höhere Produktivität – Die Mitglieder des Projektteams
müssen keine Zeit mehr mit der Suche, dem Kopieren und
dem E-Mail-Versand von Dokumenten verbringen, und der
Projektmanager wird entlastet.
- Geringere Verwaltungskosten – Die Kosten für den Transport
der Dokumente entfallen, desgleichen die Kosten für die
Lagerung (Büroraum, Aktenschränke, externe Archivierung,
Mikroficheausrüstung usw.). Mitarbeiter verbringen ihre
Arbeitszeit nicht länger mit der Suche nach verlorenen oder
falsch abgelegten Dokumenten.
- Bessere Kontrolle und Compliance – Da der optimierte Workflow
des Systems klare Verantwortlichkeiten zuweist und alle Handlungen
in einem Prüfpfad aufgezeichnet werden, ist eine strengere
Einhaltung firmeneigener und gesetzlicher Vorschriften möglich.
© 2010 Kofax, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Kofax und das Kofax Logo sind Marken oder eingetragene Marken von Kofax, Inc. in den USA und anderen Ländern. (02.2010)
- Vereinfachte Prüfungen – Da alle Referenzdokumente zum
Projekt vom ERP-System aus online zur Verfügung stehen,
können interne und externe Prüfungen schneller und mit
geringerem Personaleinsatz durchgeführt werden.
- Effizientere Nutzung bestehender ERP-Investitionen –
Projektmanager und Projekt-Mitarbeiter verwenden weiterhin die
bestehende ERP-Schnittstelle und vertraute Tools. Dadurch wird
die rasche Akzeptanz der optimierten Prozesse sichergestellt.
- Keine Schulung erforderlich – Dank der intuitiven Schnittstelle und
der Integration mit dem Projektmanagement-Modul im ERP-System
ist eine Schulung des Projektteams in der Regel nicht nötig.
- Höhere Einnahmen und Gewinnspannen – Durch eine
Optimierung des Prozesses für die Weiterverrechnung der
Auslagen wird der Anteil der nicht weiterverrechneten Auslagen
verringert. Die vollständige Erfassung aller Auslagen ermöglicht
höhere Einnahmen und Gewinnspannen.
- Intelligente Zusammenstellung der Informationen für die
Rechnungsstellung – Bei mehrseitigen Lieferantenrechnungen,
die Auslagen für verschiedene Kunden betreffen, findet
MarkView for Project Re-billing heraus, welche Seiten die
kundenspezifischen Informationen enthalten. Der Zugriff auf
die gewünschten Daten wird beschleunigt und die Mitarbeiter
müssen nicht mehr umfangreiche Rechnungen nach den mit
ihrem Projekt verbundenen Auslagen durchsuchen.
- Schnellere Rechnungsstellung – Durch den optimierten
Prozesses kann die Debitorenbuchhaltung schneller die für die
Rechnungsstellung benötigten Informationen zusammenstellen
und dem Kunden früher die Rechnung präsentieren. Der
Zeitraum zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang
wird verkürzt und der Cashflow verbessert.
- Weniger Rechnungsreklamationen – Da alle relevanten
Informationen der Rechnung beigelegt werden und somit
der Anteil der beanstandeten Rechnungen abnimmt, können
Reklamationen schneller geklärt werden.
- Besserer Kundenservice – Durch die Self-Service-Funktion von
MarkView for Project Re-billing wird der Kundenservice verbessert,
da den Kunden alle relevanten Informationen zur Verfügung gestellt
werden und sie über eine browserbasierte Schnittstelle schnell und
einfach online ihre Rechnungen prüfen können.
Mehr Informationen zu den Lösungen von MarkView erhalten Sie hier:
Weiterverrechnungsprozess
