MarkView for Human Resources Records Processing
Optimierung der Verwaltung von Personaldaten
Software-Anwendungen zur Verwaltung von Personaldaten ergänzen
Arbeitszeitmanagementprozesse um eine dringend benötigte Struktur.
Durch das Erstellen von Dateien mit strukturierten Daten für alle
Beschäftigten, kann die Personalverwaltung Personaltransaktionen
wie Rekrutierung, Beurteilungen, Gehaltserhöhungen, Urlaubsrückstellung
und Versetzungen optimieren. Obwohl die meisten
Unternehmen ihre Personalverwaltungssysteme mit Hilfe ihrer ERPPersonalbestandsanwendung
online gestellt haben, gibt es eine
Komponente in den Personaldaten, die außerhalb dieser Anwendung
bleibt: Die Personalakte.
Selbst in hochautomatisierten Personalabteilungen kann eine
Personalakte aus zwei oder mehr Dateiensets bestehen. Neben
der Personaldatenbank gibt es eine Reihe von Ablagen mit
Personaldokumenten wie Lebensläufen, Empfehlungsschreiben und
Leistungsbewertungen. In manchen Organisationen werden Daten über
den Gesundheitszustand gesondert abgelegt. Das Verwalten mehrerer
getrennter Datensätze erfordert administrativen Mehraufwand.
Der tägliche Aufwand, der einer Personalabteilung durch Personalakten
in Papierform entsteht, ist erheblich. Manager benötigen die Hilfe
der Personalabteilung, wenn sie die vollständige Personalakte eines
Mitarbeiters einsehen wollen, und es ist zeitaufwändig, all diese
Datensätze zu suchen und bereitzustellen. Falsch abgelegte Dokumente
können den Vorgang zusätzlich verzögern und den Mitarbeiter von
seinen sonstigen Aufgaben ablenken. Datenschutz und Sicherheit zu
gewährleisten, ist bei divergierenden Systemen schwierig und die
Einhaltung der Vorschriften für Bedienstete des Bundes und der Länder
z. B. HIPAA erfordert eine besondere Art der Datenhaltung.
Online-Dokumente verbessern
Personalverwaltungsprozesse
Die Lösung besteht darin, alle Komponenten einer Personalakte
mit Hilfe einer Dokumentenverwaltung online zu stellen und durch
Zugriffskontrollen Sicherheit, Datenschutz und die Einhaltung der
Vorschriften zu gewährleisten. MarkView for Human Resources Records
Processing automatisiert Personalverwaltungsprozesse, indem es
Offline-Dokumente mit den strukturierten Daten der bestehenden
ERP-HR-Anwendung erfasst, verwaltet und integriert. Jedes
Dokument kann, unabhängig von seiner Herkunft, durch das MarkView-
System verwaltet werden, einschließlich Papierdokumente, E-Mails,
Textverarbeitungsdateien und Tabellen. Papierdokumente werden digital
gescannt, damit sie gespeichert und online verfügbar gemacht werden
können.
Selbstbedienung für die
Personaldatenverwaltung
MarkView for Human Resources Records Processing
zentralisiert die Personaldaten, indem es alle verknüpften
Dokumente in die Hauptpersonalakte so integriert, dass
jeder, der über die entsprechenden Rechte verfügt, auf die
Personaldaten wie auch auf die verknüpften Dokumente
online zugreifen kann. Über einen Webbrowser können die
Beschäftigten und deren Vorgesetzte in Eigenregie auf die
Personaldaten zugreifen. Verzögerungen durch manuelles
Sortieren und Versenden von Dateien entfallen. Die Online-
Verfügbarkeit der Dateien erhöht die Sicherheit, da Dokumente
nicht mehr verlegt oder verloren werden können.
Vorteile der Automatisierung der
Personaldatenverwaltung
- Verbesserte Verwaltung – Alle Personaldaten sind online
verfügbar, sodass Vorgesetzte bei Personalentscheidungen
über eine breitere Datenbasis verfügen.
- Produktivitätszuwachs in der Personalverwaltung –
durch die Selbstbedienungsoption in MarkView for Human
Resource muss die Personalverwaltung weniger Anfragen
von Beschäftigten und deren Vorgesetzten bearbeiten, sodass
Kapazitäten für andere Aufgaben frei werden.
- Geringere Verwaltungskosten – Die Kosten für den Transport
und die physikalische Speicherung von Dokumenten entfallen:
wie zum Beispiel für Bürofläche, Aktenschränke, Auslagerung,
Mikrofiche-Ausstattung. Bürostunden werden nicht mehr
darauf verwendet, nach verlorenen oder falsch abgelegten
Dokumenten zu suchen.
- Nutzung bestehender ERP-Investitionen –
Personalverwaltung, Abteilungsleiter und Angestellte nutzen
weiterhin die bestehende ERP-Schnittstelle und ERP-Tools,
was zu einer schnellen Akzeptanz der optimierten Prozesse
und einer Reduzierung von Schulungszeiten führt.
- Verbesserte Kontrolle und Compliance – Mit der
den Arbeitsablauf erzwingenden Nachweisführung
und der automatischen Speicherung aller Aktionen
in einem Nachweisprotokoll, wird die Einhaltung von
Unternehmensstandards und gesetzlicher Vorschriften
verbessert.
- Verbesserte Sicherheit – MarkView for Human Resources
Records Processing schränkt den Zugriff auf Personaldateien
ein und gewährleistet die Beachtung von Vorschriften wie
HIPAA, EEOC oder des Data Protection Act im Vereinigten
Königreich.
- Problemlosere Audits – Da die gesamte HR-Dokumentation
innerhalb des ERP-Systems online verfügbar ist, erfordern
interne und externe Audits weniger Zeit und betreffen weniger
Personen.
- Geringeres Risiko – Wenn wichtige Dokumente online
verfügbar sind, können diese nicht mehr verloren gehen oder
beschädigt werden.
Mehr Informationen zu den Lösungen von MarkView erhalten Sie hier:
Personaldatenverwaltung Dokumente
