MarkView Financial Suite
Datasheet:
MarkView for General Ledger Management
Zentraler Ausgangspunkt aller Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse ist das Hauptbuch (General Ledger), in dem alle Geschäftsvorfälle erfasst werden. Für einen reibungslosen Abschluss sind Genauigkeit und schnelle Überprüfbarkeit der Informationen in einem Hauptbuchdatensatz unerlässlich. Die Überprüfung von Buchungen im Hauptbuch erfordert in der Regel den Zugriff auf Referenzbelege für Ausgaben, Einnahmen sowie Gutschrifts- oder Lastschriftanzeigen. Für große börsennotierte Aktiengesellschaften ist durch den Sarbanes-Oxley Act zusätzlicher Druck auf die Rechnungslegung entstanden, da die Vorlagefristen für Quartals- (Formular 10-Q) und Jahresabschlüsse (Formular 10-K) verkürzt wurden. Konformität mit Sarbanes-Oxley setzt voraus, dass Bilanzen nicht nur eine größere Genauigkeit aufweisen und einer externen Prüfung unterliegen, sondern auch schneller erstellt werden. MarkView for General Ledger Management strafft den Abschlussprozess, indem die Dokumentation für alle im Hauptbuch erfassten Geschäftsvorfälle vom ERP-Hauptbuchmodul aus problemlos aufgerufen werden kann.
MarkView for General Ledger Management ermöglicht es, manuell eingegebene Journalbuchungen anhand elektronischer Kopien der Buchungsdokumentation zu bearbeiten. Der Workflow von MarkView gestattet es außerdem, Buchungsdokumente zur zusätzlichen Genehmigung weiterzuleiten, sobald sie mit dem ERP-Datensatz verknüpft sind. Eine ausgewählte und zur Genehmigung befugte Person kann diese Dokumente anschließend über eine webbasierte Schnittstelle abrufen, um sie zu genehmigen. Zusätzlich lässt sich der Workflow so konfigurieren, dass außer der Genehmigung des Anwenders, der die Journalbuchung vorgenommen hat, noch weitere Genehmigungen erforderlich sind, selbst wenn dieser Anwender entsprechend autorisiert ist.
MarkView for General Ledger Management bietet die Möglichkeit, von einem ERP-Hauptbuchmodul aus detaillierte Informationen der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung abzurufen sowie Datensätze zu Rechnungen und Belegen und die zugehörigen Dokumente anzuzeigen. Die in MarkView vorgenommene Verknüpfung eines Dokuments mit einem ERP-Datensatz ist dauerhaft – selbst wenn der Datensatz von einem Modul zum nächsten wechselt.
Ein Hauptbuchanwender, der Datensätze im Hauptbuchmodul abruft, kann beispielsweise von einer gegebenen Journalbuchung ausgehend weitere Details bis zur Ebene der ERP-Schnittstelle für die Rechnungsbuchung aufschlüsseln. Die entsprechende Schnittstelle wird anschließend aktiviert, und der zugehörige Rechnungsdatensatz wird automatisch abgefragt. Nach erfolgreicher Abfrage kann der Anwender auf alle mit dem Datensatz verknüpften Anhänge zugreifen und diese anzeigen.
Gelegentlich müssen Gut- und Lastschriften im Journal manuell gebucht werden. Angesichts der heutigen Grundlagen der Unternehmensführung müssen derartige manuelle Vorgänge gründlich dokumentiert werden. Sowohl bei internen als auch externen Prüfungen kann sich das Auffinden dieser Dokumente als recht arbeitsintensiv erweisen. Mit MarkView for General Ledger Management lassen sich manuelle Buchungen rasch mit sämtlichen zugehörigen Dokumenten verknüpfen.
Unter Verwendung eines webbasierten Formulars wird mithilfe des MarkView-Barcodegenerators ein Deckblatt mit einem Barcode erstellt, der eine gegebene Journalbuchung identifiziert. Anschließend können in Papierform vorliegende Referenzbelege gescannt oder per Fax in das MarkView-System importiert werden, das den Barcode analysiert, um den Journalnamen zu ermitteln. Die Belegdokumente werden danach automatisch mit dem Journaldatensetz verknüpft.
Dieser Prozess funktioniert auch für Journalbuchungen, die automatisch über die Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung vorgenommen werden. Folgedokumente können auch nach der Buchung noch mit den Journaldatensätzen verknüpft werden.
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