MarkView for Asset Management Review

Datasheet:
MarkView for Asset Management Review

Die Anlagenbuchhaltung ist eine der Funktionen des Rechnungswesens, die mit den meisten Dokumenten verknüpft ist. Belegdokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Verträge und Ausschreibungen werden für viele Aufgabenbereiche der Anlagenbuchhaltung benötigt:

Prüfung von Investitionsanträgen unter Berücksichtigung der Unternehmenspolitik, der Verfügbarkeit der entsprechenden Gelder und der Rechnungslegungsstandards.
Verwaltung der Dokumentation, des Reporting, der Analyse und der buchhalterischen Erfassung der Vorgänge im Anlagevermögen.
Erfassung, Prüfung, Bearbeitung und Dokumentation von Anträgen auf den Erwerb von Sachanlagen sowie von Käufen, Aktivierungen, Transfers, Wertberichtigungen, Umbuchungen, Ausbuchungen, Sanierungsprojekten, usw.
Verteilung von monatlichen Managementberichten über Investitionsprojekte und Vorgänge im Anlagevermögen.
Abstimmung der monatlichen/vierteljährlichen/jährlichen Vorgänge im Anlagevermögen und der Salden mit dem Hauptbuch.
Erleichterung, Durchführung und Abstimmung der Inventur.
Unterstützung der Arbeit von Analysten und Steuerprüfern durch die Bereitstellung der gewünschten Informationen zum Anlagevermögen.

Um diese Tätigkeiten zu optimieren, arbeiten die meisten großen Unternehmen mit einem ERP Assets Modul, das Informationen wie Art und Nummer der Sachanlage, Kosten, Aktivierung, Ort, Aufgabe und Wartungspläne in strukturierter Form erfasst. Die Schwierigkeit bei der täglichen Arbeit der Anlagenbuchhaltung besteht darin, dass häufig Belegdokumente benötigt werden, die getrennt von den ERPDaten untergebracht sind, d.h. normalerweise in Aktenschränken. Diese Papierdokumente im Rahmen der Verwaltung einer Sachanlage abzulegen, wiederzufinden, zu kopieren, per Post zu verschicken, zu faxen oder ganz allgemein damit zu arbeiten, ist kostspielig.

MarkView for Asset Management Review verwaltet die gesamte zu einer Sachanlage gehörige Dokumentation durch deren nahtlose Integration in den entsprechenden Anlagendatensatz. Dokumente wie Rechnungsoriginale, Garantien, Wartungsverträge, Wartungsberichte, Versicherungspolicen, Mietverträge, Energiebilanzen, Abbildungen der Anlage und andere zur Sachanlage gehörigen Dokumente stehen ausgehend vom Anlagendatensatz im ERP-System sofort zur Verfügung.

Automatische Verknüpfung von Rechnungsdokumenten

Rechnungen für Sachanlagen werden automatisch bearbeitet, um die richtige Zuordnung von Rechnungsdokumenten zu den entsprechenden Anlagendatensätzen sicherzustellen, da gebuchte Rechnungstransaktionen in das Anlagenmodul des ERP-Systems eingespeist werden. MarkView for Asset Management Review verwaltet Rechnungsdokumente transparent, auch wenn Rechnungstransaktionen während des Transferprozesses entsprechend der Kontenzuordnung im Hauptbuch konsolidiert oder aufgeteilt werden. Alle elektronischen Rechnungen, die mit entsprechenden Rechnungsdatensätzen verbunden sind, werden mit dem Anlagendatensatz verknüpft. Falls mehrere Rechnungsdatensätze während des Prozesses zusammengefasst werden, können die elektronischen Kopien mehrerer Rechnungen mit einem Anlagendatensatz verknüpft sein. Im Falle der Aufteilung einer Rechnung werden die Rechnungen mit allen zugehörigen Anlagedatensätzen verknüpft. Durch die nahtlose Integration von Rechnungsdokumenten entfällt die Notwendigkeit, Rechnungen für spätere Nachprüfungen zu kopieren, abzulegen oder in der Kreditorenbuchhaltung nach den Originaldokumenten zu suchen.

Indexierung der Anlagendatensätze in einem einzigen Schritt

MarkView for Asset Management Review verfügt außerdem über eine einstufige Indizierungsfunktion, mit der sich aus Dokumenten, die keine Rechnungen sind, neue Anlagendatensätze erstellen lassen. Über die Workbench des ERP-Anlagenmoduls wird das nächste Dokument einer Warteschlange für die Buchung von Sachanlagen entnommen. Das Dokument wird im Browser angezeigt und der Anlagendatensatz kann indiziert werden. Durch das Abspeichern des Datensatzes wird das Dokument dauerhaft mit dem Anlagendatensatz verknüpft.

Für Dokumente und bestehende Datensätze legt MarkView for Asset Management Review ein Deckblatt mit einem Barcode an. Das Dokument wird per Fax in das MarkView-System integriert und dort dauerhaft mit dem Anlagendatensatz verknüpft. Für den Fall, dass mit einem Datensatz im Hauptbuch bereits Belegdokumente verknüpft sind, verfügt MarkView for Asset Management Review über ein Tool, um dieselben Dokumente mit einem bestehenden Anlagendatensatz zu verknüpfen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Lösung so zu konfigurieren, dass ein Hauptbuchdatensatz einen Anhang an eine Buchungswarteschlange sendet, die ihrerseits die Buchungscodekriterien des Hauptbuches nutzt.

Vollständige Prüfpfade

MarkView for Asset Management Review erstellt einen vollständigen Prüfpfad für den Lebenszyklus der Sachanlage. Diese Historie – kombiniert mit dem internetbasierten Zugang zu allen Informationen zu den Sachanlagen, sowohl in Form strukturierter Datensätze als auch in Form unstrukturierter Dokumente – ermöglicht effizientere interne und externe Prüfungen.

Die Vorteile einer Automatisierung der Anlagenbuchhaltung

Reibungslosere Audits – Da auf alle Dokumente zu Sachanlagen vom ERP-Modul “Fixed Assets” aus online zugegriffen werden kann, erfordern interne und externe Audits weniger Zeit und betreffen weniger Personen.
Einsparungen bei Prüfungen – Mit Hilfe der Self-Service- Schnittstelle von MarkView for Asset Management Review können externe Prüfer schneller arbeiten, was sich in niedrigeren Kosten niederschlägt.
Schnellere Audits – Durch den direkten Zugriff auf alle Dokumente wird der Prüfungsprozess beschleunigt. Verzögerungen aufgrund fehlender Dokumente entfallen. © 2010 Kofax, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Kofax und das Kofax Logo sind Marken oder eingetragene Marken von Kofax, Inc. in den USA und anderen Ländern. (02.2010)
Geringere Verwaltungskosten – Die Kosten für den Transport und die physikalische Speicherung von Dokumenten entfallen: Bürofläche, Aktenschränke, Auslagerung, Mikrofiche- Ausstattung usw. Bürostunden werden nicht mehr darauf verwendet, nach verlorenen oder falsch abgelegten Dokumenten zu suchen.
Höhere Produktivität der Mitarbeiter des Rechnungswesens – Durch die Self-Service-Funktion von MarkView for Asset Management Review erhalten die Mitarbeiter des Rechnungswesens weniger Anfragen und können sich anderen Aufgaben widmen.
Verbesserte Kontrolle und Compliance – Da der Workflow durch die automatische Speicherung aller Aktionen in einem Nachweisprotokoll klare Verantwortlichkeiten zuweist, wird die Einhaltung von Unternehmensstandards und gesetzlicher Vorschriften gemäß Sarbanes-Oxley sichergestellt.
Nutzung bestehender ERP-Investitionen – Mitarbeiter des Rechnungswesens nutzen weiterhin die bestehende ERP-Schnittstelle und ERP-Tools, was zu einer schnellen Akzeptanz der optimierten Prozesse und einer Reduzierung von Schulungszeiten führt.
Akkuratere Finanzberichterstattung – Durch die nahtlose Integration mit dem ERP-System kann MarkView for Asset Management Review mit Daten aus einer einzigen Quelle arbeiten, so dass Abweichungen bei Finanzdaten vermieden werden und die Genauigkeit der Finanzberichterstattung verbessert wird.

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