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MarkView Financial Suite
Datasheet:
MarkView for Expense Receipt Management
MarkView for Expense Receipt Management optimiert die Erstattung von Spesen und vereinfacht damit die Arbeit der Kreditorenbuchhaltung. Mitarbeiter und Vorgesetzte, die die Erstattung der Spesen genehmigen müssen, werden durch diese Anwendung entlastet. Neben einem besseren Service bei der Spesenerstattung wird so auch die Einhaltung von unternehmenseigenen Richtlinien in Hinblick auf Spesen sichergestellt.
Gestützt auf 16 Jahre Erfahrung mit ERP-basierten Systemen für die Verwaltung von Mitarbeiter-Spesenabrechnungen entwickelte Kofax eine kosteneffektive und benutzerfreundliche Lösung mit zahlreichen Leistungsmerkmalen, die sich problemlos einführen lässt. Diese Lösung macht das Verschicken von Papierbelegen innerhalb und außerhalb des Unternehmens überflüssig. Belege werden online erfasst und mit der entsprechenden Spesenabrechnung verknüpft. Die Spesenabrechnung wird rationalisiert und Verzögerungen aufgrund papiergebundener Prozesse wirksam vermieden.
Mit MarkView for Expense Receipt Management ist die Erstattung von Spesen ein kosteneffektiver und benutzerfreundlicher Prozess, da die zeitaufwändige Vorlage von Papierbelegen für die Prüfung entfällt.
Der Mitarbeiter erfasst und bestätigt zunächst eine Spesenabrechnung in der Reisekostenanwendung des ERP-Systems. Anschließend generiert die nahtlos in das ERP-System integrierte MarkView- Lösung eine Bestätigungsseite. Die Bestätigungsseite enthält einen Barcode, der die Verknüpfung der Belege mit der online erstellten Spesenabrechnung ermöglicht. Der Mitarbeiter faxt dann die Belege an den Kofax-Fax-Server, wobei er die Bestätigungsseite mit dem Barcode als Deckblatt verwendet.
MarkView erkennt den Barcode auf dem Deckblatt und verknüpft die elektronischen Kopien der Belege automatisch mit der Spesenabrechnung in der Reisekostenanwendung des ERP-Systems. Bei der Online-Prüfung der Spesenabrechnungen können Vorgesetzte mit einem einzigen Klick über die Schnittstelle des ERP-Expenses-Moduls auf die Belege zugreifen. Wenn Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung Spesenabrechnungen prüfen, werden die damit verbundenen Online- Belege automatisch angezeigt.
Um dem Mitarbeiter die Spesen zu erstatten, wird ausgehend von der Spesenabrechnung im AP-Modul des ERP-Systems eine Rechnung generiert, mit der die Belege anschließend verknüpft werden.
Kofax gewährleistet eine erfolgreiche Integration von MarkView for Expense Receipt Management in die spezifische Umgebung jedes einzelnen Kunden. Kofax ist vertraut mit den Anforderungen, die an die Verwaltung von Geschäftsreisen und die damit verbundenen Ausgaben gestellt werden. Daher lässt sich unsere Lösung auf die speziellen Bedürfnisse jedes Unternehmens anpassen. Wir definieren in Zusammenarbeit mit unseren Kunden die Ziele und Bedürfnisse des Unternehmens und implementieren eine Lösung, die die Umsetzung dieser Ziele ermöglicht.
Die Vorteile einer umfassenden Lösung liegen klar auf der Hand: MarkView for Expense Receipt Management wurde unter Einbeziehung von Best-Practices entwickelt und hat sich bewährt. Die Implementierung erfolgt schneller und kosteneffektiver als dies bei einer speziell für das Unternehmen entwickelten Anwendung der Fall wäre. MarkView for Expense Receipt Management lässt sich sofort im gesamten Unternehmen einsetzen. Es verbessert die Leistungsmerkmale der jeweiligen ERP-Anwendung für Reisekosten und nutzt deren Sicherheits- und Genehmigungsstrukturen.
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