MarkView for Expense Receipt Management
Schnelle und genaue Spesenabrechnung
MarkView for Expense Receipt Management optimiert die Erstattung
von Spesen und vereinfacht damit die Arbeit der Kreditorenbuchhaltung.
Mitarbeiter und Vorgesetzte, die die Erstattung der Spesen genehmigen
müssen, werden durch diese Anwendung entlastet. Neben einem
besseren Service bei der Spesenerstattung wird so auch die Einhaltung
von unternehmenseigenen Richtlinien in Hinblick auf Spesen
sichergestellt.
Gestützt auf 16 Jahre Erfahrung mit ERP-basierten Systemen für die
Verwaltung von Mitarbeiter-Spesenabrechnungen entwickelte Kofax
eine kosteneffektive und benutzerfreundliche Lösung mit zahlreichen
Leistungsmerkmalen, die sich problemlos einführen lässt. Diese Lösung
macht das Verschicken von Papierbelegen innerhalb und außerhalb des
Unternehmens überflüssig. Belege werden online erfasst und mit der
entsprechenden Spesenabrechnung verknüpft. Die Spesenabrechnung
wird rationalisiert und Verzögerungen aufgrund papiergebundener
Prozesse wirksam vermieden.
Spesenabrechnung mit MarkView for Expense
Receipt Management
Mit MarkView for Expense Receipt Management ist die Erstattung von
Spesen ein kosteneffektiver und benutzerfreundlicher Prozess, da die
zeitaufwändige Vorlage von Papierbelegen für die Prüfung entfällt.
Der Mitarbeiter erfasst und bestätigt zunächst eine Spesenabrechnung
in der Reisekostenanwendung des ERP-Systems. Anschließend
generiert die nahtlos in das ERP-System integrierte MarkView-
Lösung eine Bestätigungsseite. Die Bestätigungsseite enthält einen
Barcode, der die Verknüpfung der Belege mit der online erstellten
Spesenabrechnung ermöglicht. Der Mitarbeiter faxt dann die Belege an
den Kofax-Fax-Server, wobei er die Bestätigungsseite mit dem Barcode
als Deckblatt verwendet.
MarkView erkennt den Barcode auf dem Deckblatt und verknüpft
die elektronischen Kopien der Belege automatisch mit der
Spesenabrechnung in der Reisekostenanwendung des ERP-Systems. Bei
der Online-Prüfung der Spesenabrechnungen können Vorgesetzte mit
einem einzigen Klick über die Schnittstelle des ERP-Expenses-Moduls
auf die Belege zugreifen. Wenn Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung
Spesenabrechnungen prüfen, werden die damit verbundenen Online-
Belege automatisch angezeigt.
Um dem Mitarbeiter die Spesen zu erstatten, wird ausgehend von der
Spesenabrechnung im AP-Modul des ERP-Systems eine Rechnung
generiert, mit der die Belege anschließend verknüpft werden.
Leistungsmerkmale von MarkView for
Expense Receipt Management
- Automatische Erfassung von Belegen mit Hilfe eines von
MarkView generierten Fax-Deckblatts mit Barcode.
- Automatische Verknüpfung der Belege mit den
Spesenabrechnungen im ERP-Reisekostenverwaltungsmodul
und den entsprechenden Buchungen im ERP-AP-Modul.
- Gleichzeitige oder sequenzielle Prüfung der Belege durch den
Vorgesetzten und die Kreditorenbuchhaltung.
- Unterstützung aller Prozesse der Spesenabrechnung: Genehmigung
durch den Vorgesetzten, Prüfung durch die Kreditorenbuchhaltung,
Rücknahme durch den Mitarbeiter, Neuvorlage,
Abschlagszahlung und Ablehnung.
- Über die Benutzung des Systems durch Mitarbeiter,
Vorgesetzte und Kreditorenbuchhalter wird fortlaufend ein
Prüfprotokoll geführt.
- Durch die Überwachung der gesamten Geschäftsreisekosten
und Spesen erhält die Kreditorenbuchhaltung zusätzliche
Informationen. Auch der Status einzelner Spesenabrechnungen
kann durch die Kreditorenbuchhaltung abgefragt werden.
- Das System kann durch Merkmale individuell an die Spesenpolitik
des Unternehmens angepasst werden; wie beispielsweise die
Einstellung bestimmter Schwellen für die Genehmigung durch
Vorgesetzte und die Kreditorenbuchhaltung, die Anmahnung fehlender
Belege, die Ausgabenhöhe, ab der Belege erforderlich sind.
- Integration mit MarkView for Project Re-billing, damit die
elektronischen Belegkopien den Rechnungen an die Kunden
beigelegt werden können.
Jahrelange Erfahrung
Kofax gewährleistet eine erfolgreiche Integration von MarkView
for Expense Receipt Management in die spezifische Umgebung
jedes einzelnen Kunden. Kofax ist vertraut mit den Anforderungen,
die an die Verwaltung von Geschäftsreisen und die damit
verbundenen Ausgaben gestellt werden. Daher lässt sich unsere
Lösung auf die speziellen Bedürfnisse jedes Unternehmens
anpassen. Wir definieren in Zusammenarbeit mit unseren Kunden
die Ziele und Bedürfnisse des Unternehmens und implementieren
eine Lösung, die die Umsetzung dieser Ziele ermöglicht.
Die Vorteile einer umfassenden Lösung liegen klar auf der Hand:
MarkView for Expense Receipt Management wurde unter
Einbeziehung von Best-Practices entwickelt und hat sich bewährt.
Die Implementierung erfolgt schneller und kosteneffektiver als dies
bei einer speziell für das Unternehmen entwickelten Anwendung
der Fall wäre. MarkView for Expense Receipt Management lässt
sich sofort im gesamten Unternehmen einsetzen. Es verbessert die
Leistungsmerkmale der jeweiligen ERP-Anwendung für Reisekosten
und nutzt deren Sicherheits- und Genehmigungsstrukturen.
Vorteile von MarkView for Expense Receipt
Management
- Höhere Produktivität – Ein voll automatisiertes System für die
Spesenabrechnung entlastet die Mitarbeiter ebenso wie die
Vorgesetzten oder die Kreditorenbuchhaltung.
- Akkuratere Spesenerstattung – Das System stellt die Einhaltung
unternehmenseigener Richtlinien für Spesenabrechnungen
sicher. Spesenabrechnungen werden erst dann zur Genehmigung
weitergeleitet, wenn die entsprechenden Belege erfasst wurden.
© 2010 Kofax, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Kofax und das Kofax Logo sind Marken oder eingetragene Marken von Kofax, Inc. in den USA und anderen Ländern. (02.2010)
- Schnellere Kostenrückerstattung – Keine Wartezeiten bis zum
Eingang der Belege
- Sorgfältigere Erfassung der Spesen – ideal für Dienstleister,
die ihren Kunden Spesen in Rechnung stellen
- Keine Schulung erforderlich – Dank der intuitiven Schnittstelle
und der nahtlosen Integration mit dem ERP-Modul für
Reisekosten
- Kein separater Zugriff – MarkView for Expense Receipt
Management ist in die Schnittstelle des ERP-Moduls für
Reisekosten integriert.
- Bessere interne Kontrolle – Straffere Kontrollen, da
Kreditorenbuchhalter und Prüfer Spesenbelege, die dauerhaft
mit den Spesenabrechnungen der ERP-Anwendung verknüpft
sind, online abrufen.
- Einsparung von Verwaltungskosten – Spesenabrechnungen
müssen nicht mehr verschickt, gelagert oder gesucht werden.
- Besserer Service für Mitarbeiter – Die Kreditorenbuchhaltung
kann bei Anfragen von Mitarbeitern direkt auf die Spesenbelege
zugreifen.
Mehr Informationen zu den Lösungen von MarkView erhalten Sie hier:
Expense Management Solutions
