MarkView Document Library
Optimierte Dokumentenverwaltung
Ist das papierlose Büro ein Mythos? Das Forbes Magazine behauptet,
dass die Vorhersage des papierlosen Büros zu den größten Irrtümern
der Geschichte zählt.1 Mit dem Fortschreiten der technologischen
Entwicklung ist der Papierverbrauch stetig angewachsen. Durch
Papierdokumente entstehen einem Unternehmen unnötige Risiken und
Kosten. Ein System, das Papier- und elektronische Dokumente sicher
verwaltet, reduziert Risiken und Kosten.
Verwaltung sämtlicher Arten von Dokumenten
Solange so große Mengen an Unternehmensdaten papierbasiert
sind, erfassen Systeme, die nur elektronische Dokumente verwalten,
nur einen unbedeutenden Teil der korporativen Informationen. Bei
getrennten Systemen für Papier- und elektronische Dokumente kann
es mehrere Versionen desselben Dokuments geben, was zu einem
erhöhten Aufwand für denjenigen führt, der ein Dokument sucht.
MarkView Document Library, eine eigenständige Index-And-Retrieve-
Anwendung für MarkView- und andere Dokumente, verwaltet alle
Dokumentarten. Papierbasierte Dokumente akzeptiert MarkView
Document Library von Kofax Capture- und Faxserver-Systemen.
MarkView Document Library verwaltet auch elektronische Dokumente.
Jeder Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung kann über eine
browserbasierte Schnittstelle mit einem einzigen Klick Dokumente
hinzufügen oder abrufen. Alle Dokumente werden in ihrem eigenen
Dateiformat gespeichert.
Verwalten der Dokumentenbibliothek
Mit Hilfe der browserbasierten Schnittstelle der MarkView Document
Library-Verwaltung erstellen Administratoren Dokumentarten und die
mit ihnen verknüpften Eigenschaften zur Dokumentensuche. Neben
den Standardeigenschaften des Systems können auch spezifische
Eigenschaften benutzerdefinierter Anwendungen erstellt werden.
Um die Sicherheit zu gewährleisten, definieren Administratoren
Zugriffsberechtigungen für Benutzergruppen nach Dokumentart.
Gruppenprivilegien können auch auf einzelne Instanzen eines
Dokuments angewendet werden.
Automatische Ablage erfolgt aufgrund von Barcodeinformationen. Falls
die Barcodeinformationen ein Dokument nicht ausreichend indizieren,
leitet MarkView Document Library dieses in eine Liste nicht abgelegter
Dokumente um, wo ein entsprechend autorisierter Benutzer auf der
Seite für Dokumentendetails Eigenschaften für das Dokument eingibt.
Schnelle und einfache Suche
Für Benutzer von Unternehmensdaten ist es am wichtigsten,
die benötigten Dokumente so schnell wie möglich zu finden.
MarkView Document Library bietet Benutzern eine intuitive
Suchfunktion nach Namen, Dateinamen, Erstellungsdatum,
Erstellern, Dokumentarten, Dokumententext und den bei der
Archivierung definierten Eigenschaftswerten. Dokumententext
bezieht sich auf die Fähigkeit, den gesamten Text innerhalb einer
Dokumentengruppe nach Schlüsselwörtern zu durchsuchen. Das
Format der Dokumente kann dabei auch unterschiedlich sein.
Platzhalter werden bei der Suche unterstützt.
Die Suchfunktion übernimmt die anwendbaren
Sicherheitsregeln, die beim Einrichten des Systems erstellt
wurden. So zeigt beispielsweise die Liste der Dokumentarten
nur die an, auf die der Benutzer zugreifen kann.
Eine einzige Quelle der Wahrheit
Durch MarkView Document Library gibt es nur eine
„einzige Quelle der Wahrheit“. Bei Verwendung mehrerer
Dokumentensysteme (papierbasiert und elektronisch) ist
es möglich verschiedene Versionen eines Dokuments an
unterschiedlichen Orten elektronisch zu speichern. Die
verschiedenen Versionen aufzufinden und die Dokumente in
Übereinstimmung zu bringen kostet viel überflüssige Arbeit.
Fehler häufen sich. Audits werden komplizierter und benötigen
mehr Zeit. Durch MarkView Document Library entstehen solche
Probleme nicht, da das online gespeicherte Dokument die einzige
Quelle ist und alle weiteren Papierdokumente beseitigt wurden.
Vorteile von MarkView Document Library
- Geringere Verwaltungskosten – Die Kosten für den Transport
und die physikalische Speicherung von Dokumenten entfallen:
Bürofläche, Aktenschränke, Auslagerung, Mikrofiche-
Ausstattung usw. Bürostunden werden nicht mehr darauf
verwendet, nach verlorenen oder falsch abgelegten
Dokumenten zu suchen.
- Erhöhte Produktivität – Manager können Dokumente, auf die
sie zugreifen, ohne Zeitverlust finden, kopieren und versenden.
- Verbesserte Kontrolle – Mit der MarkView Document
Library als einziger Quelle lässt sich die Einhaltung von
Unternehmensstandards und gesetzlicher Vorschriften wie
Sarbanes-Oxley besser gewährleisten.
- Problemlosere Audits – Da die gesamte Dokumentation
über einen Browser online verfügbar ist, erfordern interne und
externe Audits weniger Zeit und betreffen weniger Personen.
- Keine Schulungen erforderlich – Durch die intuitive
browserbasierte Benutzeroberfläche sind für Angestellte, die
das System benutzen, keine Anwenderschulungen erforderlich.
- Einfach einsetzbar – Dadurch dass Verwaltung und Zugriff
über einen Browser erfolgen, fügt sich die MarkView
Document Library problemlos in moderne IT-Umgebungen von
Unternehmen ein.
- Konfigurierbare Erweiterungen – MarkView Document
Library lässt sich ohne weiteres an den spezifischen Bedarf
von Kunden anpassen. Das Kofax-Team für Professional
Services kann MarkView Document Library in den Bereichen
„Stapelverarbeitung“, „Workflow“, „Erweiterte Suche“ und
„Massenhafte Dokumentenarchivierung“ erweitern.
¹ Burning Questions, Final Answers, Forbes ASAP staff, Forbes ASAP, May 28, 2001.
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Document Management Solutions
