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MarkView Financial Suite
Datasheet:
MarkView Document Library
Ist das papierlose Büro ein Mythos? Das Forbes Magazine behauptet, dass die Vorhersage des papierlosen Büros zu den größten Irrtümern der Geschichte zählt.1 Mit dem Fortschreiten der technologischen Entwicklung ist der Papierverbrauch stetig angewachsen. Durch Papierdokumente entstehen einem Unternehmen unnötige Risiken und Kosten. Ein System, das Papier- und elektronische Dokumente sicher verwaltet, reduziert Risiken und Kosten.
Solange so große Mengen an Unternehmensdaten papierbasiert sind, erfassen Systeme, die nur elektronische Dokumente verwalten, nur einen unbedeutenden Teil der korporativen Informationen. Bei getrennten Systemen für Papier- und elektronische Dokumente kann es mehrere Versionen desselben Dokuments geben, was zu einem erhöhten Aufwand für denjenigen führt, der ein Dokument sucht. MarkView Document Library, eine eigenständige Index-And-Retrieve- Anwendung für MarkView- und andere Dokumente, verwaltet alle Dokumentarten. Papierbasierte Dokumente akzeptiert MarkView Document Library von Kofax Capture- und Faxserver-Systemen.
MarkView Document Library verwaltet auch elektronische Dokumente. Jeder Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung kann über eine browserbasierte Schnittstelle mit einem einzigen Klick Dokumente hinzufügen oder abrufen. Alle Dokumente werden in ihrem eigenen Dateiformat gespeichert.
Mit Hilfe der browserbasierten Schnittstelle der MarkView Document Library-Verwaltung erstellen Administratoren Dokumentarten und die mit ihnen verknüpften Eigenschaften zur Dokumentensuche. Neben den Standardeigenschaften des Systems können auch spezifische Eigenschaften benutzerdefinierter Anwendungen erstellt werden. Um die Sicherheit zu gewährleisten, definieren Administratoren Zugriffsberechtigungen für Benutzergruppen nach Dokumentart. Gruppenprivilegien können auch auf einzelne Instanzen eines Dokuments angewendet werden.
Automatische Ablage erfolgt aufgrund von Barcodeinformationen. Falls die Barcodeinformationen ein Dokument nicht ausreichend indizieren, leitet MarkView Document Library dieses in eine Liste nicht abgelegter Dokumente um, wo ein entsprechend autorisierter Benutzer auf der Seite für Dokumentendetails Eigenschaften für das Dokument eingibt.
Für Benutzer von Unternehmensdaten ist es am wichtigsten, die benötigten Dokumente so schnell wie möglich zu finden. MarkView Document Library bietet Benutzern eine intuitive Suchfunktion nach Namen, Dateinamen, Erstellungsdatum, Erstellern, Dokumentarten, Dokumententext und den bei der Archivierung definierten Eigenschaftswerten. Dokumententext bezieht sich auf die Fähigkeit, den gesamten Text innerhalb einer Dokumentengruppe nach Schlüsselwörtern zu durchsuchen. Das Format der Dokumente kann dabei auch unterschiedlich sein. Platzhalter werden bei der Suche unterstützt.
Die Suchfunktion übernimmt die anwendbaren Sicherheitsregeln, die beim Einrichten des Systems erstellt wurden. So zeigt beispielsweise die Liste der Dokumentarten nur die an, auf die der Benutzer zugreifen kann.
Durch MarkView Document Library gibt es nur eine „einzige Quelle der Wahrheit“. Bei Verwendung mehrerer Dokumentensysteme (papierbasiert und elektronisch) ist es möglich verschiedene Versionen eines Dokuments an unterschiedlichen Orten elektronisch zu speichern. Die verschiedenen Versionen aufzufinden und die Dokumente in Übereinstimmung zu bringen kostet viel überflüssige Arbeit. Fehler häufen sich. Audits werden komplizierter und benötigen mehr Zeit. Durch MarkView Document Library entstehen solche Probleme nicht, da das online gespeicherte Dokument die einzige Quelle ist und alle weiteren Papierdokumente beseitigt wurden.
¹ Burning Questions, Final Answers, Forbes ASAP staff, Forbes ASAP, May 28, 2001.
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