MarkView for Accounts Receivable Exception Processing
Effiziente Prozesse für die Debitorenbuchhaltung
Eine effiziente Debitorenbuchhaltung hat eine direkte, positive
Auswirkung auf den Cashflow, ermöglicht die Reduzierung von
Forderungsausfällen und eine Verkürzung des Zeitraums zwischen
Rechnungsstellung und Zahlungseingang, sowie eine Verbesserung
wichtiger Kundenbeziehungen. Mit MarkView for Accounts Receivable
Exception Processing werden Debitorenbuchhaltungsprozesse
einschließlich Kreditmanagement und Zahlungseingangszuordnung
(Cash Application) deutlich verbessert. Darüber hinaus können interne
Kontrollen verstärkt sowie Kosteneinsparungen und eine erhöhte
Kundenzufriedenheit erreicht werden.
Zuordnung von Zahlungseingängen als Engpass
Die Debitorenbuchhaltung hat oft Schwierigkeiten, eingehende Zahlungen
offenen Posten zuzuordnen und das sogar im Falle von per Lockbox
abgewickelten Zahlungsanweisungen bzw. elektronischen Zahlungen,
da derartige Zahlungsanweisungen normalerweise nicht ausreichend
Daten enthalten, um alle Zahlungen korrekt zuzuordnen. Im Falle von
Zahlungen, die nicht automatisch durch das ERP-System zugeordnet
werden, verwandeln sich die hierfür zuständigen Mitarbeiter in Detektive,
Psychologen und Übersetzer, um festzustellen, welche Vorgänge den
Unterzahlungen, Überzahlungen und möglichen Doppelzahlungen
zugrunde liegen und wo hier die Fehlerursache liegt. Da bei elektronischen
Zahlungseingängen nicht die gesamten Überweisungsinformationen in
einem Standardformat vorliegen, muss die Debitorenbuchhaltung auf die
betreffenden Dokumente zugreifen können - Überweisungsanzeigen,
Packzettel, Empfangsbestätigung, die ursprüngliche Rechnung oder die
ursprüngliche Bestellung. Da im Debitorenwesen meistens das Ziel
verfolgt wird, Zahlungen möglichst am Eingangstag zuzuordnen, stellt
diese zeitaufwändige Bearbeitung einen kritischen Engpass dar.
MarkView for Accounts Receivable Exception Processing
Mit MarkView for Accounts Receivable Exception Processing
entfallen viele der täglichen Probleme, die heute den Prozess der
Zahlungseingangszuordnung belasten. Diese Applikation ermöglicht
es, Schecks, Überweisungsanzeigen und andere Referenzdokumente
automatisch mit den Zahlungsinformationen im ERP-System zu
verknüpfen. Nicht zugeordnete Zahlungen werden zusammen mit den
entsprechenden Unterlagen online an die verantwortlichen Sachbearbeiter
in der Finanzabteilung weitergeleitet. Diese können die Zahlungen dann
rasch recherchieren und zuordnen, da ihnen alle relevanten Informationen
online zur Verfügung stehen und nicht in anderen Systemen,
Aktenschränken oder in Stapeln von Faxen gesucht werden müssen.
Durch die Online-Suchfunktion von MarkView können Anwender
Zahlungseingänge direkt vom ERP-System abfragen. Dies
ermöglicht ihnen auch den Online-Zugriff auf zusätzliche
Informationen wie z. B. gescannte Zahlungseingangsbelege.
Kreditmanagement
Im Kreditmanagement wird die Bonität zukünftiger
Kunden beurteilt und somit eine solide Grundlage für alle
anderen Funktionen der Debitorenbuchhaltung geschaffen.
Bonitätsprüfungen sind mit zahlreichen papiergebundenen
Unterlagen verbunden, da Kreditmanager sich bei ihren
Entscheidungen auf Kreditauskünfte, Faxe, finanzielle
Unterlagen, E-Mails, Berichte von Analysten und andere
relevante Dokumente stützen. Diese vielfältigen Unterlagen
enthalten geschäftskritische Informationen, die für
Kreditmanager bei der Entscheidung über eine Vergabe von
Krediten an potenzielle Kunden unverzichtbar sind.
Mit MarkView for Accounts Receivable Exception Processing
ist es möglich, alle diese Informationen online zu erfassen, so
dass Kreditmanager über das ERP-System problemlos darauf
zugreifen können. Die langwierige Suche in Aktenschränken und
der Ärger mit verlorenen oder falsch abgelegten Dokumenten
entfallen, ebenso auch das Kopieren, Drucken und der
E-Mail- oder Faxversand. Alle Informationen stehen allen
Mitarbeitern, die Zugang zu ihnen benötigen, in gesicherter
Form zu Verfügung. Kreditmanager in London können sich so
auf die Recherchen ihrer Kollegen in New York stützen, um
Entscheidungen über die Kreditvergabe an ein multinationales
Unternehmen zu treffen. Den Managern in London und New
York stehen dabei gleichzeitig dieselben Dokumente und
Informationen zur Verfügung.
Vorteile
Verbesserte Mitarbeiterproduktivität in allen Phasen des
Debitorenbuchhaltungsprozesses:
- Verbesserte Zuordnung von Zahlungseingängen –
Rechnungen lassen sich direkt zuordnen, da direkt auf die
Referenzdokumente in der Debitorenbuchhaltung zugegriffen
werden kann. Alle eingegangenen Zahlungen können somit
korrekt zugeordnet werden.
- Effizientere Kreditentscheidungen – Basierend auf
Informationen, die Kreditmanagern von überall im
Unternehmen zur Verfügung stehen, können sie fundierte
Entscheidungen treffen. Potenzielle Kunden können somit
schneller in das System aufgenommen werden. Damit
verringert sich auch das Risiko möglicher Haftbarkeiten für das
Unternehmen.
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Debitorenbuchhaltung
