Verarbeitungskosten reduzieren und Kontrollen verbessern
MarkView for Accounts Payable Automation optimiert die Transaktionsverarbeitung durch die Verwendung von Best-Practices, Integration aller assoziierten Informationen und Nutzung des bestehenden ERP-Systems. Financial Shared Service Centers nutzen MarkView for Accounts Payable Automation im gesamten Unternehmen, wobei die einzelnen Geschäftszweige durch geographische Verteiler integriert werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Unternehmen können ihre Kosten reduzieren, die Transparenz verbessern, Kontrollen verstärken und den Cashflow maximieren.
Verstärkte Finanzkontrolle, besserer Service und geringere Kosten
MarkView for Accounts Payable Automation verbessert die Kontrolle, erhöht die Produktivität und senkt die Kosten, weil sich die AP-Mitarbeiter während des gesamten Bestätigungs- und Zahlungsvorgangs jede Rechnung anzeigen lassen können. Sobald eine Rechnung eines Lieferanten eingeht, wird diese im ERP-System erfasst. Am Monatsende muss nicht mehr über Rückstellungen gerätselt werden, da alle Daten erfasst, verfolgt und in den ERP-Verbindlichkeiten und MarkView for Accounts Payable Automation protokolliert werden. Durch eine einheitliche Rechnungsablage, die damit verknüpfte Datensicherung sowie die Protokollierung der Verarbeitung erhöht sich die Finanzkontrolle eines Unternehmens. Risiken wie Doppelzahlungen, Überzahlungen, Fehler oder Betrug werden stark eingeschränkt.
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Durch MarkView for Accounts Payable Automation erhöht sich die Produktivität der AP-Mitarbeiter nachhaltig. Dadurch können AP-Abteilungen auch ein erhöhtes Rechnungsaufkommen bewältigen, ohne den Mitarbeiterstab zu erweitern. Das Cash Management wird maximiert, weil jede Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung eng verfolgt wird und Geschäftsregeln sorgen für entsprechende Gewinne durch pünktliche Wahrnehmung von Zahlungszielen, potentielle Skonti und Vermeidung von Säumniszuschlägen. Die Automatisierung reduziert die Kosten und gewährleistet die Zufriedenheit der Lieferanten. Die Integration von MarkView for Accounts Payable Automation und dem ERP-Payables-System bedeutet, dass alle einschlägigen Daten nur einmal und in nur einem System eingegeben werden, dem ERP-System, das damit zur einzigen "Quelle der Wahrheit" wird und bei gleichen Kosten einen höheren Nutzen bringt.
Sowohl die entsprechenden Mitarbeiter als auch die Lieferanten haben online Zugriff auf Informationen über den Zahlungsstatus und aktuelle Rechnungen, was aufwändige Anfragen an die Kreditorenbuchhaltung reduziert. Der Online-Zugriff auf alle assoziierten AP-Informationen verringert in hohem Maß Zeit, Komplexität, und Kosten von Audits. Dies ist eine optimale Lösung und eine echte Ergänzung vorhandener ERP-Systeme.
Nutzung des bestehenden ERP-Systems
Durch intuitive Online-Erfassung und Verwaltung aller Rechnungsdaten können Unternehmen Procure-to-Pay-Prozesse rationalisieren und automatisieren. Die meisten ERP-Systeme werden nicht voll genutzt, weil die Geschäftsprozesse, die von diesen kostspieligen Systemen betroffen sind, nicht optimiert wurden. So werden auch nach einer ERP-Implementierung E-Mails, Faxe und Papiere weiterhin in gleicher Menge hin- und hergeschoben. Wenn Rechnungsdaten so früh wie möglich elektronisch erfasst werden, können Unternehmen leichter eine echte End-to-End-Automatisierung des Procure-to-Pay-Prozesses erreichen. Kofax hat Best-Practices aus jahrzehntelanger Erfahrung und hunderten Implementierungen in den Ablauf der AP-Geschäftsprozesse einfl ießen lassen und so kommunikative Engpässe beseitigt und die AP-Prozesse optimiert.
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MarkView for Accounts Payable Automation automatisiert sowohl auftragsbasierte als auch direkte Buchungen. Für vorab genehmigte und auftragsbasierte Rechnungen ist der gewöhnlich schwerfällige Prozess der Dispute-and-Hold- Resolution optimiert, da sämtliche Rechnungsdaten online erfasst werden und sofort an jenen Benutzer weitergeleitet werden, welcher für die Lösung der Verzögerung verantwortlich ist. Mit MarkView for Accounts Payable Automation hat ein Benutzer alle Informationen und Tools zur Hand, um die Verzögerung aufzulösen und die Zahlung zu genehmigen. Wenn jemand Informationen aus dem Rechnungs- oder Bestellformular benötigt, kann er über MarkView online auf alle verknüpften Informationen zugreifen; eine erhebliche Ersparnis an Zeit und Kosten, da die Beschaffung der Informationen durch einen AP-Mitarbeiter entfällt
Bei Rechnungen ohne PO bringt MarkView for Accounts Payable Automation diese direkt in die Kreditorenbuchhaltung und optimiert den Prozess der Kodierung und Genehmigung. MarkView nutzt die Sicherheit und die Genehmigungshierarchie des ERP-Systems und leitet die Rechnung als Link in einer E-Mail direkt an den zuständigen Bereichsmanager weiter. Wenn der Manager auf den Link klickt, wird ihm die Rechnung in einem Browser zur Revision, Kodierung und Genehmigung angezeigt. Codes für Kostenstellen, die oft lang und schwer zu merken sind, werden gleich am Anfang in MarkView eingegeben und mit den ERP-Tabellen in Echtzeit abgeglichen und validiert. Der Manager muss nur noch auf "Genehmigen" oder "Ablehnen" klicken.
Einfacher Zugriff auf Daten
Durch die Integration einer branchenführenden Dokumentenerfassung, Klassifi zierung, Datenextraktion und -validierung mit einem kompletten Satz Best-Practice-Workflows, ermöglicht MarkView for Accounts Payable Automation eine Bearbeitung im Webbrowser, die der Bearbeitung von Papierdokumenten gleichkommt. MarkView for Accounts Payable Automation bietet eine einheitliche Verarbeitung aller Medienarten (Papier, Fax, EDI, e-Invoicing usw.), für alle Benutzerrollen, Standorte und Betriebsmodelle. So können in das elektronische Dokument beispielsweise Haftnotizen, Kommentare, Stempel oder Textmarkierungen übernommen werden. Webbasierter Zugriff auf diese Dokumente, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens, bezieht Personen über die Kreditorenbuchhaltung hinaus ein. Bereichsleiter und Lieferanten können das System ohne vorherige Schulung nutzen, da es keine komplizierten Formulare oder Bildschirme beinhaltet. Da sämtliche Informationsquellen interaktiv über eine vertraute Schnittstelle erfasst werden, bleibt der Business-Prozess konsistent. MarkView for Accounts Payable Automation ist die einzige Software, die vollständige AP-Automatisierung aus einer Hand bietet.
Vorteile von MarkView for Accounts Payable Automation
- Verkürzte Durchlaufzeiten sorgen sowohl intern als auch extern für erhöhte Kundenzufriedenheit und optimierten Cashflow. Durch sofortige Zahlung können Skonti realisiert und Versäumniszuschläge ebenso vermieden werden wie die Gefahr doppelter Zahlungen aufgrund wiederholter Mahnungen.
- Dokumente werden nicht mehr verloren oder falsch abgelegt, da Rechnungen sofort online erfasst werden. Das Kopieren, Faxen und Zurücksenden von Rechnungen entfällt.
- Verringerte Kosten für Dokumententransport und -speicherung, da Rechnungen zur Revision und Genehmigung nicht mehr versendet werden müssen und physikalische Lagerung entfällt.
- Höhere Produktivität durch geringeren Zeitaufwand für Buchungsvorbereitung, Genehmigung, Bearbeitung von Lieferantenanfragen und Backoffice-Bearbeitung der Rechnungen.
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- Anzeigen des Prüfungsverlaufs. Dadurch dass alle Hilfsinformationen zu einer Buchung online verwaltet werden, ist der Audit-Prozess genauer und effi zienter. Anforderungen zur Prüfung von Rechnungen und verknüpften Ergänzungsdaten werden online in Selbstbedienung erledigt.
- Reduktion bzw. Vermeidung von Bußgeldern im Zusammenhang mit nicht bestandenen Audits oder Nichteinhaltung von Vorschriften.
- Verbesserte Performance-Metriken und Überwachung. Echtzeit-Daten unterstützen kontinuierliche Prozessoptimierung. Bezugswerte wie Kosten pro Rechnung oder Kosten pro Rechnungsposten lassen sich auf einfache Weise aktualisieren.
- Verbesserte Kontrolle und Transparenz. Kontrollrichtlinien wie die Trennung von Rechnungsbearbeitung und Wartungsaufgaben können durch automatisierte Arbeitsabläufe erzwungen werden. Ein klarer Einblick in Prozesse hilft der Kreditorenbuchhaltung Verluste aufgrund von Betrug zu erkennen und zu vermeiden.
- Kostenreduzierung bei Disaster Recovery. Alle Kernprozessdaten werden online verwaltet und können auf einfache Weise extern archiviert werden.
- Weniger Verarbeitungsfehler, die zu unproduktiver Nachbearbeitung, zeitaufwändigen Lieferantenanfragen und irrtümlichen, doppelten oder verspäteten Zahlungen führen.
- Geringere Compliance-Kosten. Automatisierte Prozesse verkürzen den Zeitaufwand für die Einhaltung der Vorschriften gemäß Sarbanes-Oxley.
Mehr Informationen zu den Lösungen von MarkView erhalten Sie hier:
Optimierte Transaktionsverarbeitung
