MarkView for Accounts Payable Automation
Verarbeitungskosten reduzieren und Kontrollen
verbessern
MarkView for Accounts Payable Automation optimiert die Transaktionsverarbeitung
durch die Verwendung von Best-Practices, Integration aller
assoziierten Informationen und Nutzung des bestehenden ERP-Systems.
Financial Shared Service Centers nutzen MarkView for Accounts
Payable Automation im gesamten Unternehmen, wobei die einzelnen
Geschäftszweige durch geographische Verteiler integriert werden. Die
Vorteile liegen auf der Hand: Die Unternehmen können ihre Kosten
reduzieren, die Transparenz verbessern, Kontrollen verstärken und den
Cashfl ow maximieren.
Verstärkte Finanzkontrolle, besserer Service und
geringere Kosten
MarkView for Accounts Payable Automation verbessert die Kontrolle, erhöht
die Produktivität und senkt die Kosten, weil sich die AP-Mitarbeiter während
des gesamten Bestätigungs- und Zahlungsvorgangs jede Rechnung
anzeigen lassen können. Sobald eine Rechnung eines Lieferanten eingeht,
wird diese im ERP-System erfasst. Am Monatsende muss nicht mehr über
Rückstellungen gerätselt werden, da alle Daten erfasst, verfolgt und in den
ERP-Verbindlichkeiten und MarkView for Accounts Payable Automation
protokolliert werden. Durch eine einheitliche Rechnungsablage, die damit
verknüpfte Datensicherung sowie die Protokollierung der Verarbeitung erhöht
sich die Finanzkontrolle eines Unternehmens. Risiken wie Doppelzahlungen,
Überzahlungen, Fehler oder Betrug werden stark eingeschränkt.
Durch MarkView for Accounts Payable Automation erhöht sich die
Produktivität der AP-Mitarbeiter nachhaltig. Dadurch können AP-Abteilungen
auch ein erhöhtes Rechnungsaufkommen bewältigen, ohne den
Mitarbeiterstab zu erweitern. Das Cash Management wird maximiert,
weil jede Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung eng verfolgt wird und
Geschäftsregeln sorgen für entsprechende Gewinne durch pünktliche
Wahrnehmung von Zahlungszielen, potentielle Skonti und Vermeidung von
Säumniszuschlägen. Die Automatisierung reduziert die Kosten und gewährleistet
die Zufriedenheit der Lieferanten. Die Integration von MarkView for
Accounts Payable Automation und dem ERP-Payables-System bedeutet,
dass alle einschlägigen Daten nur einmal und in nur einem System eingegeben
werden, dem ERP-System, das damit zur einzigen „Quelle der
Wahrheit“ wird und bei gleichen Kosten einen höheren Nutzen bringt.
Sowohl die entsprechenden Mitarbeiter als auch die Lieferanten haben
online Zugriff auf Informationen über den Zahlungsstatus und aktuelle
Rechnungen, was aufwändige Anfragen an die Kreditorenbuchhaltung
reduziert. Der Online-Zugriff auf alle assoziierten AP-Informationen
verringert in hohem Maß Zeit, Komplexität, und Kosten von Audits. Dies ist eine optimale Lösung und eine echte Ergänzung
vorhandener ERP-Systeme.
Nutzung des bestehenden ERP-Systems
Durch intuitive Online-Erfassung und Verwaltung aller
Rechnungsdaten können Unternehmen Procure-to-Pay-Prozesse
rationalisieren und automatisieren. Die meisten ERP-Systeme
werden nicht voll genutzt, weil die Geschäftsprozesse, die von
diesen kostspieligen Systemen betroffen sind, nicht optimiert
wurden. So werden auch nach einer ERP-Implementierung
E-Mails, Faxe und Papiere weiterhin in gleicher Menge hin- und
hergeschoben. Wenn Rechnungsdaten so früh wie möglich
elektronisch erfasst werden, können Unternehmen leichter eine
echte End-to-End-Automatisierung des Procure-to-Pay-Prozesses
erreichen. Kofax hat Best-Practices aus jahrzehntelanger
Erfahrung und hunderten Implementierungen in den Ablauf der
AP-Geschäftsprozesse einfl ießen lassen und so kommunikative
Engpässe beseitigt und die AP-Prozesse optimiert.
MarkView for Accounts Payable Automation automatisiert
sowohl auftragsbasierte als auch direkte Buchungen. Für
vorab genehmigte und auftragsbasierte Rechnungen ist der
gewöhnlich schwerfällige Prozess der Dispute-and-Hold-
Resolution optimiert, da sämtliche Rechnungsdaten online
erfasst werden und sofort an jenen Benutzer weitergeleitet
werden, welcher für die Lösung der Verzögerung verantwortlich
ist. Mit MarkView for Accounts Payable Automation hat
ein Benutzer alle Informationen und Tools zur Hand, um die
Verzögerung aufzulösen und die Zahlung zu genehmigen. Wenn
jemand Informationen aus dem Rechnungs- oder Bestellformular
benötigt, kann er über MarkView online auf alle verknüpften
Informationen zugreifen; eine erhebliche Ersparnis an Zeit und
Kosten, da die Beschaffung der Informationen durch einen
AP-Mitarbeiter entfällt.
Bei Rechnungen ohne PO bringt MarkView for Accounts
Payable Automation diese direkt in die Kreditorenbuchhaltung
und optimiert den Prozess der Kodierung und Genehmigung.
MarkView nutzt die Sicherheit und die Genehmigungshierarchie
des ERP-Systems und leitet die Rechnung als Link in einer
E-Mail direkt an den zuständigen Bereichsmanager weiter.
Wenn der Manager auf den Link klickt, wird ihm die Rechnung
in einem Browser zur Revision, Kodierung und Genehmigung
angezeigt. Codes für Kostenstellen, die oft lang und schwer
zu merken sind, werden gleich am Anfang in MarkView
eingegeben und mit den ERP-Tabellen in Echtzeit abgeglichen
und validiert. Der Manager muss nur noch auf “Genehmigen”
oder “Ablehnen” klicken.
Einfacher Zugriff auf Daten
Durch die Integration einer branchenführenden
Dokumentenerfassung, Klassifi zierung, Datenextraktion und
-validierung mit einem kompletten Satz Best-Practice-Workfl ows,
ermöglicht MarkView for Accounts Payable Automation
eine Bearbeitung im Webbrowser, die der Bearbeitung von
Papierdokumenten gleichkommt. MarkView for Accounts Payable
Automation bietet eine einheitliche Verarbeitung aller Medienarten
(Papier, Fax, EDI, e-Invoicing usw.), für alle Benutzerrollen,
Standorte und Betriebsmodelle. So können in das elektronische Dokument beispielsweise Haftnotizen, Kommentare, Stempel
oder Textmarkierungen übernommen werden. Webbasierter
Zugriff auf diese Dokumente, sowohl innerhalb als auch
außerhalb des Unternehmens, bezieht Personen über die
Kreditorenbuchhaltung hinaus ein. Bereichsleiter und Lieferanten
können das System ohne vorherige Schulung nutzen, da es keine
komplizierten Formulare oder Bildschirme beinhaltet. Da sämtliche
Informationsquellen interaktiv über eine vertraute Schnittstelle
erfasst werden, bleibt der Business-Prozess konsistent. MarkView
for Accounts Payable Automation ist die einzige Software, die
vollständige AP-Automatisierung aus einer Hand bietet.
Vorteile von MarkView for Accounts Payable
Automation
- Verkürzte Durchlaufzeiten sorgen sowohl intern als auch
extern für erhöhte Kundenzufriedenheit und optimierten
Cashfl ow. Durch sofortige Zahlung können Skonti realisiert
und Versäumniszuschläge ebenso vermieden werden wie
die Gefahr doppelter Zahlungen aufgrund wiederholter
Mahnungen.
- Dokumente werden nicht mehr verloren oder falsch
abgelegt, da Rechnungen sofort online erfasst werden. Das
Kopieren, Faxen und Zurücksenden von Rechnungen entfällt.
- Verringerte Kosten für Dokumententransport und
-speicherung, da Rechnungen zur Revision und Genehmigung
nicht mehr versendet werden müssen und physikalische
Lagerung entfällt.
- Höhere Produktivität durch geringeren Zeitaufwand
für Buchungsvorbereitung, Genehmigung, Bearbeitung
von Lieferantenanfragen und Backoffi ce-Bearbeitung der
Rechnungen.
- Anzeigen des Prüfungsverlaufs. Dadurch dass alle
Hilfsinformationen zu einer Buchung online verwaltet werden,
ist der Audit-Prozess genauer und effi zienter. Anforderungen
zur Prüfung von Rechnungen und verknüpften Ergänzungsdaten
werden online in Selbstbedienung erledigt.
- Reduktion bzw. Vermeidung von Bußgeldern im
Zusammenhang mit nicht bestandenen Audits oder
Nichteinhaltung von Vorschriften.
- Verbesserte Performance-Metriken und Überwachung.
Echtzeit-Daten unterstützen kontinuierliche Prozessoptimierung.
Bezugswerte wie Kosten pro Rechnung oder Kosten pro
Rechnungsposten lassen sich auf einfache Weise aktualisieren.
- Verbesserte Kontrolle und Transparenz. Kontrollrichtlinien
wie die Trennung von Rechnungsbearbeitung und
Wartungsaufgaben können durch automatisierte Arbeitsabläufe
erzwungen werden. Ein klarer Einblick in Prozesse hilft der
Kreditorenbuchhaltung Verluste aufgrund von Betrug zu
erkennen und zu vermeiden.
- Kostenreduzierung bei Disaster Recovery. Alle
Kernprozessdaten werden online verwaltet und können auf
einfache Weise extern archiviert werden.
- Weniger Verarbeitungsfehler, die zu unproduktiver
Nachbearbeitung, zeitaufwändigen Lieferantenanfragen und
irrtümlichen, doppelten oder verspäteten Zahlungen führen.
- Geringere Compliance-Kosten. Automatisierte Prozesse
verkürzen den Zeitaufwand für die Einhaltung der Vorschriften
gemäß Sarbanes-Oxley.
Mehr Informationen zu den Lösungen von MarkView erhalten Sie hier:
Accounts Payable Automation | Accounts Payable Solutions and Process
