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Document Exchange Server (DES) ist als Einserveranwendung auf die optimale Nutzung der gängigen Eingabegeräte ausgelegt, die zur Dokumentenerfassung eingesetzt werden. Gleichzeitig bietet er Funktionen, mit denen sich Dokumenten genau dort ablegen lassen, wo sie in einem Geschäftsprozess benötigt werden.
Ganz gleich, ob Ihr Geschäftsprozess auf Dokumenten in Papier- oder elektronischer Form basiert, Document Exchange Server unterstützt vielfältige Möglichkeiten zur Dokumenteneingabe, z. B. MFPs, Scanner, E-Mail und Fax – über eine einzige Schnittstelle. Diese Flexibilität ermöglicht Organisationen die bestmögliche Nutzung ihrer vorhandenen IT-Infrastruktur und die einfache Anpassung an Änderungen von Dokumentenformaten oder Volumen.
Benutzer haben die Möglichkeit, Dokumente an eine Vielfalt von Zielen zu senden, beispielsweise ECM-Systeme (Enterprise Content Management), Branchenanwendungen, Workflows oder E-Mail-Systeme. Die Geschäftsprozesse werden dadurch schneller und effizienter. Außerdem ist der Document Exchange Server eng mit dem marktführenden Produkt Kofax Ascent Capture verzahnt, das erweiterte Möglichkeiten zur Verarbeitung und umfassenden Freigabe von Dokumenten bereitstellt.
Mit Document Exchange Server erhalten Benutzer die Möglichkeit zur Verarbeitung von Dokumenten direkt über das Bedienfeld (Touchscreen) bestimmter Digitalkopierer/MFPs oder durch Document Exchange – einer einfach zu handhabenden, browser-basierenden Anwendung. Durch diese Möglichkeiten wird die Dokumenteneingabe transparent, einfach zu handhaben und für praktisch alle Sachbearbeiter zugänglich. Die Mitarbeiter brauchen sich keine Gedanken mehr über die Bedienung einer Dokumentenerfassungslösung mehr zu machen, sondern können sich voll und ganz auf ihre bearbeiteten Geschäftsprozesse konzentrieren.
Die von Document Exchange Server dargestellten Clients lassen sich individuell an die Tätigkeiten anpassen, die der jeweilige Benutzer am häufigsten ausführt. Wenn etwa ein Benutzer ausschließlich Berichte mit einem MFP scannt und dann an einen Genehmigungsworkflow weiterleitet, lässt sich diese Tätigkeit einfach als “Schnellzugriff” speichern – für die browserbasierte Client-Anwendung Document Exchange oder für das Bedienfeld eines MFP-Geräts. Das bedeutet eine erhebliche Reduzierung der einzelnen Schritte zum Erfassen und Weiterleiten eines Dokuments und beschleunigt den gesamten Prozess.
Document Exchange Server nutzt die preisgekrönte Kofax VRS, die weithin als die beste Lösung zur Verbesserung der Qualität gescannter Bilder gilt. Diese Technologie trägt nicht nur zur Verbesserung der Erkennung und anderer Prozesse bei, sondern reduziert auch die Dateigröße der gescannten Bilder, um die Netzwerkbandbreite und den Speicherbedarf zu minimieren. Kofax VRS bietet darüber hinaus intelligente Funktionen, mit denen Benutzer Dokumente “blind” scannen können, weil Kofax VRS zuverlässig alle notwendigen Korrekturen übernimmt – von der Lagekorrektur über die Leerseitenentfernung bis hin zur Verbesserung der Gesamtqualität des Bildes.
Die zentralisierte Kofax Administration Console im Lieferumfang von Document Exchange Server ist eine separate Thin-Client-Anwendung, die Administratoren in die Lage versetzt, Eingabegeräte und Backend-Ziele automatisch zu erkennen, den Status von Eingabegeräten ferngesteuert zu prüfen, Benutzerprofile einzurichten und Benutzerberechtigungen zu steuern. Einsätze von Technikern zur Installation oder Wartung von Systemen werden dadurch auf ein Minimum reduziert – damit sinken auch die zugehörigen Kosten.
