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Email hat sich inzwischen als das Kommunikationsmedium Nummer 1 etabliert – und wächst weiter. Denn es ist nicht mehr nur die private Kommunikation, die über Email läuft, sondern gerade auch die geschäftliche Korrespondenz. Für Unternehmen wächst der E-Mail Verkehr jährlich um bis zu 70 % – daher wird es immer wichtiger, eingehende Anfragen schnell und korrekt zu bearbeiten. Dies ist der Schlüssel für einen erfolgreichen Kundenservice – und Kofax bietet Ihnen die passende Lösung.
Warum Advanced E-Mail Capture?
E-Mails und andere Dokumente sofort elektronisch zu analysieren ist von zentraler Bedeutung bei der Automatisierung dokumentengesteuerter Geschäftsprozesse. Die Weitergabe der digitalisierten Informationen in Workflows und Prozesse spart vor allem Zeit und bringt Ihnen nachhaltige Kosteneinsparungen.
Kofax bietet leistungsfähige Funktionen zur Erfassung von E-Mails und Anhängen:
Aufgrund all dieser Merkmale können bei Eingang einer E-Mail Geschäftsprozesse ausgelöst werden, ohne dass Mitarbeiter aktiv werden müssen.
Die Vorteile:
Ein weltweit agierendes Unternehmen der Fertigungsindustrie hat mit Kofax ein zentrales vollautomatisches Spesenmanagement installiert. Mitarbeiter aus der ganzen Welt senden ihre Spesenabrechnungen mit angehängten Berichten, Quittungen, Rechnungen usw. zur direkten Verarbeitung an eine zentrale E-Mail-Adresse.
Ergebnis: Sehr schnelle Abwicklung der Spesenabrechnungen, weniger Telefonate, höhere Kundenzufriedenheit durch besseren Service, kosteneffiziente und kompakte Infrastruktur. Es wurden erhebliche Einsparungen realisiert.
Ein US-Versicherer zentralisierte die Erfassung aller eingehenden Kunden-E-Mails und stellte auf Direktverarbeitung um. Anhand der Klassifikation und Extraktion von Metadaten werden die Daten in digitalisierter Form an die entsprechenden Prozesse und Personen weitergeleitet. Mit Schadensmeldungen in Zusammenhang stehende Dokumente werden schneller zusammengefasst, die Schadenbearbeitung wird beschleunigt und Verträge und andere Dokumente gelangen schneller zu den Maklern.
Ergebnis: Effizientere Umsetzung, besserer Kundenservice, beschleunigte Bearbeitung von Anfragen und effizientere Bearbeitung von Policen, Schadensmeldungen und Rechnungen.
Eine US-amerikanische Bank hat durch die Erfassung und Direktverarbeitung von E-Mails und Dokumenten ihre Portfolio- und Anlagedokumentation gestrafft und spürbar beschleunigt.
Zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen werden alle E-Mails und Anhänge indexiert. Im Anschluss wird der Urheber anhand der IP-Adresse überprüft und die Daten per Verschlüsselung (SSL) an die Anwendung weitergeleitet. Der Datenfluss wird im gesamten Unternehmen bei sämtlichen Zugriffen überwacht, vom Eingang bis zur abschließenden Archivierung.
Ergebnis: Schneller und sicherer Zugriff auf wichtige Informationen, nahtlose Integration mit Prozessen des Anlage- und Portfoliomanagements. Optimierter Kundenservice sowie reduzierter Arbeits- und Kostenaufwand.
Viele Kunden verwenden ausschließlich die Kofax Capture-Plattform zur Erfassung des Rechnungseingangs, unabhängig davon, ob diese als E-Mail-Anhang, Fax oder in Papierformat gesendet werden. Die Rechnungen werden bei Eingang mit Metadaten indexiert und direkt an die entsprechenden Stellen und Anwendungen weitergeleitet.
Ergebnis: Höhere Effizienz bei der Rechnungsbearbeitung, besseres Cashmanagement, deutlich geringere Kosten und verbesserte Beziehungen zu Lieferanten.
Mit Kofax profitieren Unternehmen von einer einheitlichen Plattform zur Erfassung aller Daten und Dokumente – nicht nur in Form von E-Mails, sondern auch Faxe sowie Papier- und elektronische Formate – sowie zur Kommunikation und zum Datenaustausch.
