Investitionsbank Berlin entscheidet sich für Kofax Intelligent Capture & Exchange
Unternehmensweit verfügbare Informationen innerhalb weniger Sekunden durch Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse
Die Investitionsbank Berlin (IBB) ist die Förderbank des Landes Berlin mit den Geschäftsbereichen Wirtschafts- und Immobilienförderung.
In der Wirtschaftsförderung setzt die IBB vor allem auf darlehensbasierte und beteiligungsorientierte Finanzierungen, die im Rahmen revolvierender Förderfonds angeboten werden. Zuschüsse ergänzen das Produktangebot in einigen Programmen, vor allem bei der Investitionsförderung. Eine umfassende Finanzierungsberatung rundet das Angebotsspektrum ab.
Im Geschäftsfeld Immobilien ist die IBB Partner für alle immobilienbezogenen Förderund Finanzierungsfragen. Dies gilt für einzelne Objekte ebenso wie für das gesamte Finanzierungsportfolio. Schwerpunkte des Geschäftsbereiches sind die Sicherstellung eines effizienten Bestandsmanagements und die Förderung der strukturellen Entwicklung Berlins im Sinne einer nachhaltigen Unterstützung des Landes Berlins und der Berliner Wohnungswirtschaft.
Gegenwärtig betreut die IBB mehr als 200.000 Kunden, die sie mit monetären Förderangeboten und einer umfassenden Förder- und Finanzierungsberatung unterstützt.
Problem
Verschärfte Anforderungen in Bezug auf die Auskunftsfähigkeit und Erweiterungen des Produktportfolios der IBB bedingen ein steigendes Aufkommen zu verarbeitender Informationen. Eine Vielzahl unterschiedlichster Dokumente, wie z.B. Rechnungen, Briefe, Verträge, Kredit¬anträge und Formulare müssen innerhalb kürzester Zeit erfasst, gesichtet, klassifiziert und an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden.
Im Monat kommen so ca. 150.000 Seiten allein an Eingangspost zusammen, deren manuelle Sortierung und Zuordnung zeitaufwändig ist und in der Poststelle ein entsprechend hohes KnowHow erfordert. Daher suchte die IBB eine effiziente automatisierte Lösung, welche die Basis für die Entwicklung der Arbeitsprozesse hin zur papierlosen Bearbeitung bieten sollte.
Die Bandbreite der betroffenen Prozesse reichte von der automatisierten Verteilung der Posteingänge über die Antragsbearbeitung im Fördergeschäft bis hin zur Rechnungsverarbeitung.
Die Ziele waren die Vereinfachung der Arbeitsprozesse, die Verbesserung der Qualität und die Sicherstellung, dass der Bearbeiter der IBB immer schnell auf die für die Bearbeitung notwendigen Dokumente zugreifen kann.
Lösung
Gemeinsam mit der Ceyoniq, einem Kofax Premium- Partner, startete die IBB das Projekt „STEP“ (Serviceorientierung, Transparenz, elektronische Unterstützung, Prozessoptimierung), dessen Pflichtenheft neben der automatisierten Klassifizierung der Dokumente nach Art und Inhalt ebenfalls Aspekte wie
- die nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft
- den Einsatz als Standardlösung,
- den automatischen Abgleich von ausgelesenen Informationen mit vorhan-denen Kundeninformationen aus Datenbanken und
- den automatischen Transfer extrahierter Rechnungsdaten nach Basware und SAP
umfasste. Nach intensiver Analyse zeigte sich, dass alle Anforderungen ideal durch Kofax Intelligent Capture & Exchange, dem Kernstück der Kofax Strategie zur Optimierung von Geschäftsprozessen, erfüllt werden.
Die von Ceyoniq schließlich realisierte Lösung integriert dabei Schlüsselelemente der Kofax Intelligent Capture & Exchange Suite wie Kofax Capture, die weltweit führende Information Capture-Plattform, sowie Kofax Transformation, eine schnell und unkompliziert einzusetzende Lösung zur Klassifizierung und Extraktion von Daten aus Dokumenten aller Art:
Durch die nun automatisch erfolgende Posteingangsverarbeitung werden täglich mehrere tausend Seiten unterschiedlichster Dokumente gescannt, interpretiert und indexiert und die so gewonnenen Informationen nahezu in Echtzeit den Mitarbeitern der Fachabteilungen zur Verfügung gestellt. Durch den automatischen Abgleich aller extrahierten kundenrelevanten Daten wie z. B. Kunden- oder Antragsnummer, Name oder Antragsdatum mit dem hauseigenen SAP-System ist zudem sichergestellt, dass der jeweilige Sachbearbeiter sofort die für die Bearbeitung erforderlichen Informationen erhält und damit eine optimale Kombination zwischen den Daten der elektronischen Dokumente und dem operativen System (SAP) zur Verfügung gestellt bekommt. Die Transparenz bei der Bearbeitung wird dadurch erheblich erhöht, die Auskunftsfähigkeit und damit die Kundenzufriedenheit nachhaltig verbessert.
Je nach Dokumentenart, von denen bei der IBB mehr als 150 zusammen kommen, werden die gewonnenen Informationen automatisch in einer elektronischen Akte abgelegt.
Kofax Intelligent Capture & Exchange, welches als modulares System nach und nach auch für die Automatisierung weiterer Unternehmensprozesse eingesetzt werden kann, wird bei der IBB auch für die Rechnungsverarbeitung eingesetzt. Alle eingehenden Rechnungen werden gescannt, klassifiziert, die buchungsrelevanten Daten extrahiert und validiert und an eine Basware Workflowlösung weitergeleitet. Arbeitsstunden, die bislang für die manuelle Bearbeitung der Eingangsrechnungen aufgewendet wurden, können nun wesentlich produktiveren Tätigkeiten gewidmet werden. Durch die zentrale Speicherung aller erhaltenen Informationen sowie durch den jederzeit nachvollziehbaren Status einer jeden einzelnen Rechnung wurde zusätzlich allen Compliance- Anforderungen entsprochen und die Effizienz des Vorgangs deutlich gesteigert.
Bei der automatischen Aufarbeitung eines Teils des Altbestands von Förderantragsakten (gesammelte Dokumente über 3 Jahrzehnte), während der allein innerhalb der ersten Wochen bereits über 2 Mio. Seiten verarbeitet wurden, die nun unternehmensweit in digitaler Form zur Verfügung stehen, lag die Erkennungsquote schon von Beginn an auf einem hohen Niveau und konnte im weiteren Verlauf durch die Lernfähigkeit von Kofax Transformation auf 92% bei ausgewählten Dokumentarten gesteigert werden. Die Gesamtklassifizierungsquote der Akte liegt bei 55%.
Ergebnisse
Durch den Einsatz von Kofax Intelligent Capture & Exchange verfügt die IBB heute über eine hochperfomante Lösung, welche das tägliche Posteingangsvolumen inklusive aller Rechnungen innerhalb von nur 4 Stunden komplett automatisiert verarbeitet und den jeweiligen Mitarbeitern innerhalb von Sekunden in strukturierter Form zur Verfügung stellt. Mitarbeiter werden von weniger wertschöpfenden Tätigkeiten entlastet, die Transparenz über den Bearbeitungsstatus von Anträgen verbessert und gleichzeitig alle Anforderungen an die Auskunftsfähigkeit erfüllt.
Kundenanfragen können heute direkt am Telefon ohne lange Recherchen beantwortet werden, Entscheidungsprozesse wurden verkürzt und die Parallelbearbeitung von Anträgen über Organisationsgrenzen hinweg ermöglicht.
„Mit der Einführung von Kofax Intelligent Capture & Exchange verfügen wir über eine Standardlösung, die auch unsere künftigen Anforderungen mehr als erfüllt. Neben der Reduzierung der Bearbeitungszeiten und der Fehlerquote können wir zusätzlich die Kosten senken und die Auskunftsfähigkeit beschleunigen. Darüber hinaus können wir unseren Kunden einen noch besseren Service bieten und werden so unserem Anspruch als innovativer Partner für Berliner Unternehmen gerecht“, so der Kommentar von Bankdirektor Klaus Fiedel.
Aufgrund der gemachten überaus positiven Erfahrungen plant die IBB neben der vollständigen Archivierung der Ausgangspost und der Ausweitung der papierlosen Bearbeitung auf weitere Prozesse auch die Verarbeitung von E-Mails mittels der Kofax Intelligent Capture & Exchange, ein konsequenter Schritt in Richtung einer ganzheitlichen Automatisierung von Geschäftsprozessen.
