Hagos eG implementa Kofax Intelligent Capture & Exchange para automatizar el procesamiento de facturas en un entorno de código abierto
Kofax proporciona al mayor proveedor de estufas revestidas y sistemas de aire acondicionado de Alemania una solución para simplifi car el procesamiento de más de 110.000 facturas anuales
Fundada en 1919, Hagos eG es una asociación de constructores de estufas revestidas y de sistemas de calefacción alemanes que comercializan al por mayor productos tales como estufas, hogares y sistemas de calefacción centralizados alimentados con gas, gasóleo, electricidad o leña. Con casi 3.000 clientes, esta organización con sede en Stuttgart alcanza un volumen bruto anual de ventas superior a los 130 millones de dólares y cuenta con más de 280 empleados.
Como líder del mercado mayorista alemán de estufas revestidas y hogares, Hagos suministra a los profesionales del sector componentes, materiales y herramientas a través de siete centros de distribución situados en Alemania y Austria. La empresa también actúa como asociación profesional que presta apoyo a sus más de 1.000 integrantes mediante campañas de marketing y ofertas de servicios centralizadas.
El problema
Hagos tenía que cumplir la creciente regulación de las diversas jurisdicciones alemanas y procesar un creciente volumen de facturas impresas —unas 110.000 anuales— que llegaban a su departamento contable. El grupo deseaba reorganizar los procesos de gestión de la documentación para simplificar y automatizar las funciones de pago y cumplir los requisitos normativos. Estas tareas debían realizarse en un sistema que fuese compatible y pudiese integrarse en un entorno informático de código abierto, en especial porque los empleados ya tenían instaladas aplicaciones como Linux y OpenOffice en sus escritorios.
Con un volumen de casi 10.000 facturas mensuales de proveedores que llegaban al sistema financiero de Hagos, el departamento contable había quedado sepultado bajo el papel, lo cual conllevaba tiempos de procesamiento inadmisibles. Una factura entrante tardaba, como media varias semanas en ser clasificada y preordenada, copiada e introducida manualmente en el sistema de gestión de inventario existente, tras lo cual era encaminada al centro de costes y al directivo pertinentes para su aprobación y posterior pago.
Este complejo proceso de múltiples pasos no solamente era lento, sino que además estaba plagado de riesgos resultantes de errores de introducción de datos, encaminamientos incorrectos o incluso la pérdida de transacciones enteras. Además, por lo general todas las excepciones —documentación faltante, codificación incorrecta del centro de datos, traspapelamiento de recibos— solían identificarse más tarde, durante el proceso de verificación. Estos retrasos obligaban a realizar engorrosas consultas a los proveedores y, una vez resueltas las excepciones, la factura tenía que “reiniciar” su camino desde el principio del sistema. Este complicado proceso exigía centenares de horas de trabajo que podrían haberse empleado de manera más productiva.
Con un sistema de procesamiento de facturas tan complicado, en varias ocasiones Hagos no pudo aprovechar las ofertas de descuento por pronto pago y, además, derrochaba sus recursos humanos. Por otra parte, a la organización le preocupaba el cumplimiento de las nuevas normativas en materia de acceso a los datos digitales y de auditoría de los mismos, así como de las estructuras contables informatizadas. Hagos necesitaba asegurarse un flujo de trabajo de documentación integral que incluyese el almacenamiento de datos críticos para las verificaciones electrónicas de auditoría.
La solución
Hagos recurrió a Westernacher Products & Services AG, un proveedor de soluciones certificado de Kofax, para que le ayudase a realizar un detallado análisis de las opciones disponibles. Tras un exhaustivo período de evaluación, Hagos decidió abordar sus necesidades de captura de documentos con una solución Intelligent Capture & Exchange, el eje de la estrategia de Kofax para ayudar a las organizaciones a agilizar sus procesos empresariales. La solución de Kofax es perfectamente compatible con la Suite ECM de Alfresco, empleada para integrarse con la arquitectura abierta de Hago.
“Desde las primeras conversaciones nos quedó claro que Kofax nos ofrecía la solución óptima y más fiable para satisfacer nuestras necesidades de captura de datos y documentos,” explica Alexander Gonzales Casin, jefe de proyectos de Hagos. “Nuestros ensayos iniciales nos demostraron que estábamos en lo cierto.”
Como parte de la fase inicial del proyecto, Hagos organizó una serie de seminarios para determinar los requisitos técnicos y garantizar una identificación clara y exacta de las especificaciones antes de pasar a la fase de implementación. Seguidamente se adoptó la decisión de concentrarse fundamentalmente en establecer un sistema de procesamiento de facturas de alta calidad y sin errores.
Para ello, la solución aprovecha elementos fundamentales de Kofax Intelligent Capture & Exchange, a saber:
- Kofax Capture, la más avanzada plataforma mundial de captura de información, que automatiza la captura de datos desde papeles escaneados o documentos importados;
- Kofax Transformation Modules (KTM), que agiliza la transformación de los documentos empresariales en información electrónica estructurada, al automatizar los procesos de clasificación de documentos y de extracción de datos; y
- Kofax VirtualReScan (VRS), la norma de facto para la productividad y calidad de las capturas en todo el ciclo de vida útil de la documentación.
Resultados
Con la instalación de la solución de Kofax, el nuevo entorno de flujo de trabajo de facturas de Hagos ha mejorado notablemente. Ahora, el procesamiento de facturas que otrora tardaba hasta varias semanas se realiza en pocos días. Los documentos se escanean por lotes, y la limpieza y retoque de las imágenes se efectúa en un primer momento. Una vez capturados, los datos electrónicos de la factura son clasificados, separados, extraídos y enviados al sistema contable, donde son verificados antes de autorizarse los pagos. También la utilización de componentes de código abierto como parte de la solución ha resultado rentable para Hagos. Se han reducido o eliminado las onerosas licencias y el personal contable ha aprendido fácilmente el manejo de un sistema que se integra perfectamente con un entorno operativo informático que conocen muy bien.
“Hemos reducido considerablemente los índices de errores. Las engorrosas búsquedas de facturas archivadas son cosa del pasado y hemos reducido el tiempo de procesamiento de facturas desde varias semanas a unos pocos días,” se felicita Guido Eichel, Director Financiero de Hagos.
“Además, hemos liberado al personal contable de muchas tareas rutinarias, pero muy engorrosas,” añade.
“Con el mismo número de empleados podemos gestionar un volumen continuamente creciente de información de manera más eficaz que nunca.”
