Größter deutscher Anbieter von Kachelöfen und Luftheizungssystemen setzt auf Kofax Intelligent Capture & Exchange
Hagos eG realisiert komplettes Dokumentenmanagementsystem inclusive automatisierter Eingangsrechnungsverarbeitung in Open Source-Umgebung
Die Hagos eG beliefert bundesweit 2800 Kunden mit allen Produkten rund um den Kachelofen- und Luftheizungsbau. Mit einem Umsatz von 100 Millionen Euro und 280 Mitarbeitern in Deutschland und Österreich ist Hagos Marktführer im Bereich Großhandel für handwerklich hergestellte Kachelöfen und Kamine. Das 1919 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz in Stuttgart beliefert über sieben weitere Standorte das Fachhandwerk mit Bauteilen, Materialien und Werkzeugen und nimmt darüber hinaus genossenschaftliche Aufgaben für die rund 1000 Mitgliedsbetriebe wahr, etwa die Unterstützung durch zentrale Marketingkampagnen und umfangreiche Service-Angebote.
Herausforderung
Hagos, unvermindert stark expandierend im Boomsegment des Kachelofenbaus und -vertriebs, reiht sich schon seit 1998 in die Riege von Unternehmen und Institutionen ein, die ihre IT-Infrastrukur nicht nur für Open Source-Lösungen geöffnet haben, sondern diese nach und nach zentral darauf aufbauen. So kommen bei dem Verbund deutscher Kachelofen- und Luftheizungsbauerbetriebe eG nicht nur Linux-basierende und mit OpenOffice ausgestattete Desktop-Systeme zum Einsatz, sondern fast die gesamte IT-Infrastruktur basiert auf quelloffenenen Lösungen. Ein Meilenstein díeser IT-Strategie war der 2007 gefasste Entschluß, auch bei dem notwendig gewordenen Enterprise Content Management System auf eine Open Source-Suite zu bauen. Diese Neuausrichtung des Dokumentenmanagements war angesichts der mit dem starken Wachstum einhergehenden exponentiellen Zunahme von Geschäftsdokumenten, darunter alleine 110.000 jährlich eingehender Zuliefererrechnungen, unvermeidbar geworden. Zur beabsichtigten Automatisierung kritischer Geschäfts rozesse wie der Rechnungsverarbeitung gab es keine Alternative, hätte doch die Beibehaltung der manuellen Bewältigung dieser gigantischen Papierflut schwerwiegende Probleme hervorgerufen:
Angesichts der Komplexität des Vorgangs war die Durchlaufzeit der Rechnungen auf ein nicht mehr tolerables Maß gestiegen. Angefangen von der Sichtung und Vorsortierung im Posteingang, dem Erstellen von Rechnungskopien, der manuellen Eingabe in die Warenwirtschaft, dem Versand per interner Hauspost an den jeweils zuständigen Kostenstellenverantwortlichen und dessen endgültiger Freigabe vergingen mehrere Wochen mit dem Risiko von Skontiverlusten und zeitraubenden Rückfragen der Rechnungssteller. Die Vielzahl der einzelnen Bearbeitungsschritte maximierte das Fehlerpotential und die Gefahr von Falschbuchungen oder gar dem Verlust ganzer Vorgänge.
Gleichzeitig wurden erhebliche personelle Ressourcen mit mehr oder minder mechanischen Tätigkeiten gebunden, die von Hagos wesentlich wertschöpfender eingesetzt werden können.
Und nicht zuletzt galt es, die neuen Compliance- Anforderungen aus GDPdU und GoBS zu berücksichtigen und für einen durchgängig dokumentierten Workflow und eine revisionssichere Aufbewahrung der geschäftskritischen Daten zu sorgen.
Lösung
In einer intensiven Evaluierungsphase, die Hagos im Frühjahr 2007 gemeinsam mit der Westernacher Products & Services AG, einem Kofax Certified Solution Provider, durchführte, wurde die entscheidende Weichenstellung für die künftige Lösung gestellt. Die sorgfältige Analyse der verfügbaren Optionen ergab zwei Idealkandidaten für die Kombination aus absolut zuverlässiger und schneller Informationserfassung und einem ausgereiften, hochfunktionalen Open Source ECM-System: Kofax Intelligent Capture & Exchange sowie die ECM-Suite Alfresco.
Bestach Alfresco durch den großen Funktionsumfang und eine Schnittstellenvielfalt, die eine perfekte Einbindung in die vorhandene Systemarchitektur inclusive der Finanzbuchhaltung und der Warenwirtschaft ermöglichen würde, so stellte die Kofax-Lösung aus mehreren Gründen die ideale Ergänzung dar: Kofax hatte mit seiner marktführenden Position und ständigen Innovationen die Leistungsfähigkeit seiner Produkte nachhaltig bewiesen und konnte mit Intelligent Capture & Exchange ein schlüssiges Konzept zur Optimierung von Business-Prozessen durch die unmittelbare Erfassung von Dokumenten und die sofortige Übergabe der gewonnen Informationen in die nachfolgenden Bearbeitungsprozesse vorlegen, welches sich nicht nur für die Einbindung in die Backendumgebungen der großen Anbieter eignet, sondern ebenfalls Konnektoren für Open Source-Lösungen wie Alfresco zur Verfügung stellt und die Zuverlässigkeit dieses Zusammenspiels weltweit schon unter Beweis gestellt hatte.
„Schon in den ersten Gesprächen mit den Spezialisten von Westernacher konkretisierte sich, dass der Markt mit Kofax und Alfresco zwei Lösungsangebote bereitstellte, die unseren hohen Anforderungen entsprechen würden“, kommentiert Alexander Gonzalez Casin, der Projektleiter bei Hagos, die Entscheidung des Unternehmens.
In einer Reihe von Workshops wurden alle fachlichen Anforderungen aufgenommen und die technische Implementierung im Detail spezifiziert und dokumentiert. Als Ergebnis dieser ersten Projektphase wurde eine Meilenstein-Planung definiert, die sich an den funktionalen Komponenten der Gesamtlösung orientierte, und mit einem Proof of Concept begonnen, der sich vor allem auf die Eingangsrechnungsverarbeitung konzentrierte. Dabei kamen Kernkomponenten des Intelligent Capture & Exchange Konzepts zum Einsatz, die eine hochgradig effiziente und fehlerfreie Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglichten. Im Einzelnen waren dies
- Kofax Capture, die weltweit führende Plattform zur automatisierten Informationserfassung
- Kofax Transformation Modules zur intelligenten Automatisierung der Klassifizierung, Separierung, Extrahierung und Validierung von in Papierund elektronischen Dokumenten enthaltenen Informationen, und
- VirtualReScan (VRS), der defacto Standard zur Erhöhung der Scanproduktivität durch die vom Zustand der Vorlagen unabhängige Optimierung der Qualität gescannter Images.
Die Testphase erwies sich mit von Beginn an sehr hohen Erkennungsraten als überaus erfolgreich, so dass mit der Realisierung des Gesamtprojektes begonnen werden konnte, welches neben der Erfassungskomponente auch die OpenOffice-Integration und eine IBM-basierende Archivierungs-lösung umfasste und im Sommer 2008 erfolgreich in den Produktivbetrieb genommen wurde.
Der neue Workflow zur Bearbeitung der Eingangsrechnungen unterscheidet sich seitdem grundlegend von der zeit- und kostenintensiven manuellen Vorgehensweise. Nach dem stapelweisen, Kofax Capture gesteuerten Scan der Belege, wobei auch bei Vorlagen schlechter Qualität dank VRS saubere Images erzeugt werden, übernimmt Kofax Transformation Modules die automatische Klassifizierung und Separierung der einzelnen Rechnungen und extrahiert mit höchster Zuverlässigkeit alle relevanten Informationen, die anschließend in das Buchhaltungssystem übergeben werden. Nach einem automatischen Abgleich der Rechnungsdaten mit den entsprechenden Lieferscheinen können nun die Freigaben und Zahlungen erfolgen.
Ergebnisse
Der Finanzvorstand der Genossenschaft, Guido Eichel, zeigt sich von den Resultaten der Gesamtlösung überzeugt: „Wir profitieren in vielerlei Hinsicht von unserer neuen ECM-Umgebung. Durch die Verwendung von OpenSource-Komponenten ersparen wir uns hohe Lizenzkosten, durch die Automatisierung von sensiblen Geschäftsprozessen wie der Rechnungsverarbeitung ergeben sich neben weiteren finanziellen Vorteilen eine ganze Reihe anderer positiver Effekte: Unsere Fehlerquoten sind erheblich gesunken, die langwierige Suche nach abgelegten Rechnungen gehört der Vergangenheit an und die Durchlaufzeiten haben sich von mehreren Wochen auf wenige Tage reduziert. Gleichzeitig sind wir nun in der erfreulichen Lage, unsere Buchhaltungskollegen nicht mehr mit aufwändigen Routinetätigkeiten auslasten zu müssen, sondern können mit dem gleichen Personalstamm ein stetig zunehmendes Informationsvolumen deutlich effizienter als zuvor managen.“
