Allianz-Slovenská poist’ovna implementa una solución de captura distribuida en 36 centros nacionales basada en Kofax Intelligent Capture & Exchange
Allianz-Slovenska poist’ovna aprovecha la solucion de Kofax para simplifi car el procesamiento de unos 100.000 documentos de seguros por mes
Allianz-Slovenska poist’ovna (ASP) fue fundada en 2003 y desde entonces ha crecido hasta convertirse en la principal aseguradora de Eslovaquia. ASP cuenta con unos 5.500 agentes distribuidos entre aproximadamente 200 centros nacionales, que ofrecen coberturas para una gran diversidad de necesidades, desde seguros de vida y accidentes hasta polizas para empresas y organizaciones.
El problema
Para mantener su posicion como una de las principales aseguradoras de Eslovaquia, ASP necesitaba asegurarse de que toda la documentacion entrante quedase registrada y fuese procesada lo mas rapidamente posible. Cada mes, ASP recibe mas de 100.000 documentos, entre ellos unas 50.000 reclamaciones y un total de 60.000 correos electronicos y faxes. Esta documentacion debe ser procesada lo mas rapidamente posible para evitar retrasos y garantizar que las consultas de los clientes sean tramitadas a la mayor brevedad.
Con el antiguo sistema de ASP, el correo se enviaba desde sucursales individuales a un centro regional para su procesamiento. Desde alli, la documentacion se distribuia internamente antes de llegar al empleado pertinente. De este modo, cada documento podia tardar hasta 4 dias en llegar al empleado correcto para que adoptase las medidas pertinentes. ASP decidio que debia mejorar y automatizar este proyecto si queria mantener su posicion de liderazgo en un sector tan competitivo.
A grandes rasgos, ASP buscaba una solucion de captura distribuida que garantizase un servicio mejor y mas rapido a sus clientes. La solucion debia permitir el rapido acceso a los documentos, independientemente de su formato o del punto por el que hubieran entrado a la empresa. Ademas, para ASP era esencial mejorar el control de la documentacion para reducir al minimo el riesgo de que se danase o perdiese, asi como para identificar claramente el lugar en que se archivaba cada documento.
Segun explica Viktor Cingel, Director de Informacion de ASP:
“La principal cuestion que queriamos resolver era mejorar los procesos empresariales para liberar a los agentes de seguros de las engorrosas tareas administrativas y que pudiesen dedicar mas tiempo a la atencion al cliente. Ademas, teniamos que reducir el tiempo que los documentos tardaban en llegar desde el punto de entrada al empleado adecuado.”
Solucion
Para una gran empresa como ASP, la solucion tenia que ser de facil uso y rapidamente implementable, no obstaculizar las actividades normales cotidianas y posibilitar que el personal fuese capacitado a la mayor brevedad.
ASP recurrio a DITEC, integrador especializado de sistemas y distribuidor local de Kofax, para definir los objetivos del proyecto. DITEC diseno una nueva solucion de captura distribuida basada en Kofax Intelligent Capture & Exchange, el elemento central de la estrategia de Kofax para ayudar a las organizaciones a simplificar los procesos empresariales capturando la informacion en las sucursales, donde se original, y trasladandola en tiempo real a los procesos transaccionales de la empresa.
DITEC elaboro una solucion personalizada para ASP que incluyo elementos fundamentales de Kofax Intelligent Capture & Exchange, como por ejemplo Ascent Capture (la mas avanzada plataforma mundial de captura de informacion), asi como el servidor Kofax Capture Internet Server y VirtualReScan (VRS), una innovadora tecnologia compatible con Kofax Capture que mejora significativamente la calidad de los documentos escaneados independientemente de su estado original.
A continuacion, la solucion fue implementada en 36 de los centros nacionales de ASP, conjuntamente con 100 estaciones de trabajo adicionales para extraer, validar e indexar la informacion. Gracias a la nueva solucion de captura distribuida, todos los datos relevantes son capturados y enviados por Internet con el servidor Kofax Capture Internet Server, que captura documentos y datos de diferentes ubicaciones y los transmite al sistema Kofax Capture para centralizar su procesamiento.
Resultados
Con la solucion de captura distribuida de Kofax, ASP obtuvo resultados inmediatos y jugo un importante papel en la simplificacion de la captura de documentos en todos los niveles de la empresa. Lo mas importante es que la nueva solucion ha reducido el tiempo de procesamiento desde hasta 4 dias a apenas 5 minutos.
Ademas, ASP cuenta hoy con un registro central de toda su documentacion y datos de facil acceso. Mediante la automatizacion de procesos basados en papel, ASP ha conseguido reducir su dependencia de la oficina central, posibilitando a los empleados de sitios remotos capturar la informacion en sus sucursales —en el punto de entrada de la documentacion a la organizacion— e incrementar la productividad general en toda la organizacion.
De cara al futuro, ASP tiene previsto integrar gradualmente grupos adicionales de documentos al nuevo sistema. ASP espera que la automatizacion de la clasificacion, reconocimiento y extraccion de datos mejore el nivel de automatizacion y la eficacia de las tareas de escaneado.
