Allianz-Slovenská poist’ovna führt verteilte Erfassungslösung auf Basis von Kofax Intelligent Capture & Exchange landesweit an 36 Standorten ein
Rationellere Verarbeitung von bis zu 100.000 Versicherungsdokumenten pro Monat durch Kofax- Lösung
Allianz-Slovenská poist’ovna (ASP) wurde 2003 gegründet und ist inzwischen zur führenden Versicherungsgesellschaft in der Slowakei geworden. ASP beschäftigt 5.500 Vertreter an 200 Standorten im ganzen Land und bietet ein breites Spektrum an Versicherungsleistungen an, von Lebens- und Unfallversicherungen für Privatpersonen bis hin zu Versicherungen für Firmen und Industrieunternehmen.
Problemstellung
Um ihre Position als einer der führenden Versicherer in der Slowakei zu halten, musste ASP dafür sorgen, dass alle eingehenden Dokumente aufgezeichnet und möglichst schnell verarbeitet werden. Jeden Monat gehen bei ASP über 100.000 Dokumente ein, darunter 50.000 Schadensmeldungen und 60.000 E-Mails und Faxe. Alle Dokumente müssen möglichst schnell verarbeitet werden, um Rückstände zu verhindern und sicherzustellen, dass Kundenanfragen unverzüglich bearbeitet werden.
Im alten System von ASP schickten die einzelnen Zweigstellen die Post zur Verarbeitung an ein regionales Zentrum. Von dort wurden die Dokumente dann intern verteilt, bevor sie zum betreffenden Mitarbeiter gelangten. Es konnte bis zu vier Tagen dauern, bis der richtige Sachbearbeiter das Dokument zu Gesicht bekam und weitere Maßnahmen eingeleitet werden konnten. Die ASP erkannte schnell, dass sie diesen Prozess verbessern und automatisieren musste, um in einem wettbewerbsintensiven Markt weiterhin erfolgreich zu sein.
Insgesamt suchte ASP eine verteilte Erfassungslösung, die ihren Kunden einen schnelleren Service und eine bessere Servicequalität gewährleisten sollte. Die Lösung musste einen raschen Zugriff auf Dokumente ermöglichen, unabhängig von ihrem Eintrittspunkt in das Unternehmen und unabhängig davon, in welcher Form sie vorliegen. Für ASP kam es außerdem darauf an, die Kontrolle über die Dokumente zu verbessern und dadurch die Gefahr des Verlusts oder der Beschädigung von Dokumenten zu minimieren sowie den Archivierungsort jedes Dokuments klar erkennen zu können.
Viktor Cingel, der Vorstand für den Bereich Informationstechnologie bei ASP bemerkte: „Unser Hauptziel bestand darin, Geschäftsprozesse zu verbessern, um Versicherungsvertreter von zeitaufwändigen administrativen Aufgaben zu befreien, damit sie mehr Zeit für die Kundenbetreuung haben. Außerdem mussten wir auch dafür sorgen, dass die Dokumente schneller von ihrem Eingangspunkt zu den zuständigen Mitarbeitern gelangten.“
Lösung
Für ein Großunternehmen wie ASP musste die Lösung einfach zu handhaben und schnell umsetzbar sein, damit das Tagesgeschäft weiterlaufen und die Mitarbeiter schnell geschult werden konnten.
ASP wendete sich an DITEC, einen lokalen Systemintegrator und Kofax-Partner, um mit ihm die Projektziele zu erörtern. DITEC entwickelte eine neue verteilte Erfassungslösung, die auf Kofax Intelligent Capture & Exchange basierte, dem Kernelement der Kofax-Strategie zur Rationalisierung von Geschäftsprozessen durch unmittelbare Erfassung von Dokumenten im Frontoffice-Bereich, also am Ausgangspunkt des Prozesses, und der Weiterleitung der erfassten Informationen in Echtzeit an transaktionale Geschäftsprozesse.
DITEC entwickelte eine maßgeschneiderte Lösung mit den Kernelementen von Kofax Intelligent Capture & Exchange: Kofax Capture, der weltweit führenden automatisierten Plattform zur Informationserfassung, Kofax Capture Internet Server und VirtualReScan (VRS), einer innovativen Technologie zur Verbesserung der Qualität gescannter Dokumente unabhängig von ihrem ursprünglichen Zustand.
Die Lösung wurde dann landesweit an 36 ASPStandorten implementiert, zusammen mit 100 zusätzlichen Arbeitsstationen zur Extraktion, Validierung und Indexierung von Informationen. Durch die verteilte Erfassungslösung werden alle relevanten Daten erfasst und per Internet mit dem zentralen Kofax Capture Internet Server übertragen, der Dokumente und Daten von verschiedenen Standorten erfasst und sofort an das Kofax-Capture-Kernsystem zur zentralisierten Verarbeitung überträgt.
Ergebnisse
Für ASP brachte die verteilte Erfassungslösung von Kofax unmittelbare Ergebnisse und trug wesentlich zur Vereinfachung der Dokumentenerfassung im gesamten Unternehmen bei. Eines der wichtigsten Resultate war dabei die Verkürzung der Verarbeitungszeit von vormals bis zu vier Tagen auf nur noch fünf Minuten.
Zugleich hat ASP nun einen leicht zugänglichen zentralen Bestand mit allen Dokumenten und Daten. Durch die Automatisierung papiergestützter Prozesse muss sich ASP heute nicht mehr so stark auf Backoffice- Funktionen stützen. Standortferne Mitarbeiter können stattdessen die Informationen im Frontoffice-Bereich, d. h. direkt an der Eingangsstelle der Dokumente, erfassen. Dies führt zur erheblichen Verbesserung der Gesamteffizienz des Unternehmens.
Für die Zukunft plant ASP die stufenweise Aufnahme zusätzlicher Gruppen von Dokumenten in das neue System.
